Et regnskap er en oppstilling av inntekter og utgifter med hensikt å beregne et resultat. Det er også en oppstilling av eiendeler som viser hvordan disse er finansiert.
De fleste vet at regnskap har med inntekter og utgifter å gjøre. Eller at man må ta vare på kvitteringer for å dokumentere kostnader i ulike sammenhenger. Men hva er egentlig et regnskap og hvordan føre regnskap? Og ikke minst, hvorfor?
Dette er regnskap helt fra scratch.
Hva er et regnskap?
Helt enkelt er et regnskap en oppstilling over inntekter og utgifter. På regnskapsspråket kalles dette et resultatregnskap. Det kan se slik ut:
- Inntekter kakesalg: 10 000 kroner
- Kostnader ingredienser: – 4 000 kroner
- Resultat (overskudd): 6 000 kroner
Dette regnskapet er veldig enkelt. Hvor detaljert et regnskap bør være avhenger av formålet. Driver man med kakesalg for en liten forening kan dette være nok.
Har man næringsvirksomhet enten som enkeltpersonforetak eller aksjeselskap vil kravene bli tøffere fordi man må betale skatt av overskuddet.
Man må også dokumentere hvor pengene man får inn havner og hvordan eiendeler er finansiert. Dette kalles et balanseregnskap. Det kan se slik ut:
- Eiendeler: Bankkonto 6 000 kroner
- Opptjent egenkapital 6 000 kroner
Kakesalget gikk rett inn i banken, som dermed har en saldo på 6 000 kroner. I dette tilfellet har ikke foreningen noe gjeld. Da tilsvarer hele banksaldoen opptjent egenkapital og denne er også på 6000 kroner.
I artikkelen om Balanse og resultat kan du se mer detaljerte eksempler når kakesalget blir en næringsvirksomhet.
Hvordan føre regnskap?
De fleste har hørt om debet og kredit. Og mange tenker nok at det er vanskelig å føre regnskap. Sannheten er at et regnskap kan være alt fra veldig enkelt til uendelig komplisert. Det kommer helt an på.
Alle må uansett starte med å lære seg det mest grunnleggende. Å føre regnskap handler om å registrere transaksjoner.
I tilfellet med foreningen som selger kaker blir det å registrere transaksjonene som ligger bak tallene brukt ovenfor. For eksempel kan kjøp av ingredienser (kostnader) registreres slik:
- Mel, sukker, egg og andre ingredienser på Kiwi: 3200 kroner
- Egg og smør fra Grubbe Gård: 800 kroner
- SUM TOTAL: 4000 kroner
I praksis vil man også måtte registrere dato og regnskapskonto, samt eventuelt andre ting regnskapssystemet du bruker etterspør. Det kan for eksempel være mva-kode dersom man er mva-registrert.
Den faktiske føringen av et regnskap skjer nemlig i et regnskapsprogram. Her vil oppsett og menyer variere noe. Slik gjør du regnskapet med XCELLO, som er et regneark-basert regnskapsprogram for små foreninger, sameier og virksomheter.
Hva er bilag?
Bilag er et annet regnskapsord som man kanskje ikke hører så ofte i dagligtalen, men som ikke er så komplisert som det høres ut.
Et bilag er dokumentasjonen på registreringen man gjør i regnskapet.
Dersom du kjøper ingredienser på Kiwi og registrerer disse som vist over vil kvitteringen fra Kiwi være regnskapsbilaget. Dette skal du legge ved som dokumentasjon.
De vanligste formene for bilag er faktura, enten inngående faktura (de man mottar – kostander) eller utgående faktura (de man sender ut – inntekter).
