Bytte regnskapsprogram behøver ikke å være vanskelig. Prosessen kan deles opp i tre enkle steg. Her er det du trenger å vite.
Det er ingen grunn til å bruke et regnskapsprogram du ikke er fornøyd med. Det er enklere å bytte enn du tror. For småbedrifter med et oversiktlig regnskap er det gjort på null komma niks.
Hvorfor nytt regnskapsprogram?
Det kommer stadig nye løsninger på markedet. Hvilket regnskapsprogram som passer best kan endre seg. Driften i selskapet kan også endre seg. Noen av aktørene er heller ikke flinke å følge med i utviklingen.
Mange av de aller minste selskapene har et for dyrt og avansert regnskapsprogram de ikke har behov for.
Hvis dette gjelder deg bør du sjekke ut Norges rimeligste regnskapsprogram. Regnearket XCELLO er en effektiv løsning tilpasset flere ulike typer små virksomheter.
Bytt regnskapsprogram på 1-2-3
Dette er en generell og manuell steg-for-steg liste som passer for alle:
1: Avslutt og avstem regnskapet i gammelt regnskapsprogram
Her er det viktig at du får med deg alle bilag og transaksjoner. Du må også avstemme bank og andre nødvendige balanseposter.
Dette gjøres ofte ved årsskifte med dato 31.12. Men kan også gjøres midt i året. Se mer om dette under.
2: Ta ut rapporter og spesifikasjoner
Rapportene fra gammelt regnskapsprogram er utgående balanse. Dette blir inngående balanse i nytt regnskapsprogram.
Inngående balanse består av balanseposter slik som bank, fordringer og gjeld.
Har du kundefordringer og leverandørgjeld er det viktig med en spesifikasjon av disse. Dette kalles reskontro. Du må også ha dokumentasjon på andre balanseposter dersom det er aktuelt for deg.
Spesielt hvis du mister tilgang til dette når du sier opp det gamle regnskapsprogrammet. Se mer om dette under.
3: Registrer inngående balanse i nytt regnskapsprogram
Det pleier å være ganske enkelt å registrere inngående balanse i det nye regnskapssystemet. Legg den inn selv manuelt. Enten med en «Diverse-postering» eller i egnet felt for inngående balanse.
Flere regnskapssystemer har en funksjon for dette.
I regnearket XCELLO registrerer du inngående balanse i feltet til venstre for balansekontoene i Balanse-arkfanen. Se gult felt merket «IB» over. Enklere blir det ikke!
Du trenger følgende rapporter for å legge inn inngående balanse:
- Saldobalanse (alltid)
- Kunde-reskontro (hvis aktuelt)
- Leverandør-reskontro (hvis aktuelt)
- Feriepenge-liste (hvis aktuelt)
Import av SAF-T fil
Du kan også importere tall direkte med en SAF-T fil. Dette er enklere dersom den prosessen går knirkefritt. Men det er ikke alltid tilfelle.
Og som med alle standardiserte prosesser, gir man fra seg litt av kontrollen.
For de aller minste vil jeg anbefale å registrere inngående saldo selv. Det gir også bedre eierskap til eget regnskap.
Bytt regnskapsprogram midt i året
Du kan bytte regnskapssystem midt i året, eller ved årets slutt. Begge deler er lett og gjennomførbart for småselskaper.
Forskjellen er at inngående balanse vil inneholde både balanseposter og resultatposter dersom du bytter midt i året.
Ta ut noen ekstra rapporter
Sannsynligvis har du tilgang til ditt gamle regnskapsprogram etter at det er sagt opp. Da kan du gå tilbake og se på historikken.
Det kan likevel være lurt å sikre seg dokumentasjon med en gang, noe du kan gjøre ved å ta ut et par ekstra rapporter.
Ta ut følgende rapporter:
- Hovedbok 01.01. – 31.12.
- Bilagsjournal 01.01. – 31.12.
Da har du også denne dersom du skulle miste tilgangen til gammelt regnskapsprogram.
Overgangen til nytt regnskapsprogram
Å flytte regnskapsprogram er ikke noe å frykte. Samme hvilket regnskapssystem du velger kan det gjøres enkelt.
Velger du å bytte regnskapssystem til XCELLO, har du ikke bare sikret deg et rimelig alternativ. XCELLO er også det mest effektive programmet for sin målgruppe.
Uansett hva du velger. Lykke til!
