Mange småbedrifter, sameier og foreninger velger å gjøre regnskapet i Excel. Og med god grunn, det er fullt lovlig og kan være både mer effektivt og oversiktlig enn et tradisjonelt regnskapsprogram.
Gjør regnskapet lovlig med Excel
Har du lest artikler på nettet som antyder noe annet kan du slappe helt av, det er 100% lovlig å føre regnskapet i Excel.
Disse artiklene er i beste fall spekulative, fra aktører som prøver å selge deg et såkalt «fullverdig» regnskapsprogram.
Regnskap med regneark er både lovlig og svært utbredt blant de minste småbedriftene i Norge. Veldig mange sameier, lag og foreninger velger også et rimelig og effektivt regnskap med Excel.
Men hvilken lovhjemmel som gjelder avhenger av virksomhetsform.
Regnskap med regneark for ENK og AS
Enkeltpersonforetak og aksjeselskaper er bokføringspliktige etter bokføringsloven. Den tillater regnskap i regneark så lenge:
- Regnskapet er oversiktlig (Bokføringsloven § 4 nr.1)
- Man har under 600 bilag i året (Bokføringsforskriften § 4-1 (2))
Norsk Regnskapsstiftelse har laget en egen standard som gir detaljert info for alle som ønsker å gjøre regnskapet i Excel.
Man må likevel dokumentere regnskapet, men er ikke omfattet av kravene til dokumentasjon av regnskap i det nye S-AFT formatet.
Disse reglene gjelder også for NUF, LTD, ANS og borettslag, samt andre bokføringspliktige virksomheter.
Regnskap med regneark for sameier og foreninger
Sameier, lag og foreninger eller veldedige organisasjoner er normalt ikke bokføringspliktige etter bokføringsloven.
De kan bruke Excel også ved flere enn 600 bilag i året.
Her er det interne regler og vedtekter som gjelder. Man må og bør uansett føre regnskap.
- Styret har ansvar for at sameiet fører regnskap (Eierseksjonsloven § 64)
- Foreninger og lag anbefales alltid å føre regnskap
- Mange vedtar at God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner skal følges
Selv om en forening ikke har bokføringsplikt må styret ha oversikt over økonomien. Dette bør fremkomme av vedtektene.
Merk at sameier med over 21 seksjoner er regnskapspliktig. Foreninger, lag og ideelle organisasjoner kan bli regnskapspliktige dersom de driver næringsvirksomhet.
Excel er et fullverdig alternativ
Regnskap i regneark både lovlig og noen ganger det beste alternativet for de aller minste.
Med Excel kan du gjøre regnskapet rimelig og effektivt.
Tradisjonelle regnskapsprogrammer har blitt mer brukervennlige de siste årene, men passer ikke for alle.
Flere brukere av regnearket XCELLO føler de får bedre kontroll med regneark. Tilbakemeldinger som denne er vanlig:
«Jeg følte at registreringene forsvant i systemet og klarte ikke å følge med på det som skjedde. Når jeg skulle korrigere feilen ble alt bare verre. Med XCELLO har jeg god oversikt hele tiden.»
For flere av de aller minste er online regnskapssystemer unødig kompliserte. Og dessuten et dyrere alternativ.
Husk at alle virksomheter har ulike behov når det kommer til regnskap. Velg derfor en løsning tilpasset dine behov.
Fakturer lovlig med Excel
Det er lovlig å føre regnskapet med regneark, du kan også fakturere med Excel. Også her må man naturligvis følge bokføringsstandarden for bruk av regneark.
Dette innebærer:
- Funksjon for automatisk nummerering
- Sikret nummerskvens (låst)
- Salgsdokument i uredigerbart format (feks. pdf)
Lager man sin egen mal i Excel må man skrive ut fakturaen på forhåndsnummererte blanketter for å oppfylle dette kravet.
Men den metoden henger nok litt igjen i fortiden. Nå kan du fakturere helt lovlig med XCELLO Faktura.