Regnskap med regneark har samme krav til dokumentasjon som et hvilket som helst annet regnskapssystem, og det holder ikke å bare dokumentere med en regneark-fil. Slik løser du dette enkelt med regneark.
Det nemlig slik at man må dokumentere det man gjør i regnearket i et ikke redigerbart format. Det er Norsk Bokføringsstandard 6 som regulerer dette:
Dokumentasjon av regnskap i regneark
Det stilles i utgangspunktet også samme krav til dokumentasjon av regnskapsdata som det gjøres for større virksomheter som benytter et regnskapssystem. Blant annet må all pliktig regnskapsrapportering oppbevares på papir eller i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere (for eksempel pdf). Det holder altså ikke å lagre regnearket i skrivebeskyttet modus og la dette utgjøre dokumentasjonen. Man må også påse at regnearket er satt opp på en måte som gjør det mulig å ta ut pliktige rapporter.
“Oppbevaring av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering direkte i tekstbehandlings- eller regnearkformat tillates ikke. Tekstbehandlings- eller regnearkfilen skal benyttes i den løpende bokføringen, og det vil ikke være hensiktsmessig å skrivebeskytte eller nekte tilgang til filen etter at fristene for ajourhold er utløpt, for på en slik måte å sikre mot endring eller sletting av bokførte opplysninger i spesifikasjonene. Spesifikasjonene skal dateres, og det skal fremgå av spesifikasjonene hvem som har utarbeidet dem. På denne måten dokumenteres det at bokføringen er à jour, at spesifikasjonene er utarbeidet innenfor aktuell tidsfrist, og at det er samsvar mellom de ulike spesifikasjonene.” (Fra NBS 6)
Dokumenter med utskrift
Siden regnearket i seg selv er et redigerbart format, må man altså skrive ut det man har registrert i regnearket, enten til en pdf-fil eller til papir. Da er det viktig at du har satt opp regnearket på en oversiktlig måte, slik at det er lett å følge føringene fra bilagsregistrering til hvilken konto det vises på (og tilbake igjen/begge veier), det er dette kravet til kontrollspor innebærer. Med regnearket EXCELLO er dette ihensyntatt ved at alle registreringene er med i et forhåndsdefinert utskriftsområde, enten det dreier seg om registrering av inntekter, kostnader eller balanseposter. Ved regnskapsårets slutt kan du enkelt skrive ut alle registreringene til pdf, som blir en fil som også inkluderer rapporter.
Slik dokumenterer XCELLO regnskapet
Med XCELLO kan du generere en pdf fil som ser slik ut. Eksempeltallen er hentet fra regnearket for enkeltpersonforetak 2017.
Kravet til kontrollspor
Dette innebærer at man har en plikt til å sette opp regnskapet systematisk og ordentlig. Ikke bare for å få riktig resultat eller riktige beløp til rapportene, regnskapet skal også være satt opp på en måte som gjør det mulig for en kontrollør å sette seg inn i hvordan bokføringen gjennomføres og få oversikt over bokførte transaksjoner.
“Kravet til kontrollspor innebærer at en bokføringskyndig kontrollør må være i stand til å sette seg inn i hvordan bokføringen gjennomføres, og få oversikt over bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner. Kontrolløren må kunne følge kontrollsporet begge veier mellom dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering. For bokføringspliktige med få transaksjoner vil muligheten for etterkontroll normalt være til stede selv om tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer benyttes som bokføringsverktøy.” (Fra NBS 6)
