Fra 1. januar 2020 blir det pålagt å kunne dokumentere regnskapet i SAF-T format. Dette gjelder alle som bruker et elektronisk regnskapssystem, men regnskap i regneark er likevel unntatt.
Jeg har tidligere skrevet en forklaring til SAF-T som du finner her, men siden SAF-T innføres fra 01.01.2020 er det på tide med en liten oppdatering.
Hvordan fungerer SAF-T rapportering?
SAF-T rapportering innebærer at alle som fører regnskapet elektronisk skal kunne generere en såkalt SAF-T rapport, som sendes til Skatteetaten ved forespørsel. Denne rapporten er regnskapsdata i et format som er lettere å avstemme og sammenligne.
SAF-T rapporteringen erstatter ikke nåværende rapporteringsplikter, men kommer som et tillegg og gjelder kun ved forespørsel fra Skatteetaten.
Kravet gjelder i utgangspunktet ikke små virksomheter med årlig omsetning på under 5 millioner men dersom disse bruker et elektronisk regnskapssystem i bokføringen, er de likevel ikke unntatt. Men det er viktig å huske at det er leverandøren av regnskapssystemet som skal påse at dette er i orden.
Det er altså ikke den enkelte virksomhet som har dette ansvaret, men systemleverandøren.
Alle virksomheter oppfordres likevel til å sjekke at systemleverandøren oppfyller kravene.
Gjelder dette XCELLO?
Jeg får noen spørsmål om dette i forbindelse med XCELLO, og bare for å klargjøre med en gang:
Gjør du regnskapet med XCELLO er du ikke pliktig å rapportere i SAF-T formatet.
Dette med mindre du har over 5 milloner i årlig omsetning, som såvidt meg bekjent ikke gjelder noen av XCELLOs brukere. Årsaken til at XCELLO er unntatt, kommer fra definisjonen av regnskap i regneark som man finner i Norsk Bokføringsstandard, nærmere bestemt NBS 6 som du kan lese mer om her, som sier:
«Bokføring i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer anses som manuelle løsninger for bokføring, på lik linje med bokføring på papir.»
XCELLO defineres altså ikke som et elektronisk regnskapssystem, og SAF-T rapporteringen som innføres fra 2020 gjelder ikke XCELLOs brukere. Alle som var bekymret for dette kan dermed puste lettet ut.
Flere spørsmål om SAF-T?
Dersom du lurer på flere ting i forbindelse med SAF-T, har Skatteetaten en veldig god nettside med spørsmål og svar som du finner her. Det er derfra jeg har hentet følgende spørsmål, som utdyper denne artikkelen:
Hvem må kunne fremstille regnskapsdata i SAF-T formatet?
Kravet omfatter alle bokføringspliktige som benytter elektroniske regnskapssystem i bokføringen. Virksomheter med mindre enn 5 millioner kroner i omsetning er unntatt fra kravet. Men dersom disse virksomhetene likevel har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig, blir de omfattet av kravet. Det er systemleverandørene som må tilpasse sine regnskapssystemer, slik at systemene kan levere den nye standarden på forespørsel. Bokføringspliktige som har færre enn 600 bilag i året og som bokfører i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer, er ikke omfattet av kravet da slike system regnes som manuelle løsninger og ikke som et elektronisk regnskapssystem, jf. NBS 6 punkt 4.
