Alle som jobber har kjent på det. Følelsen av ofte å være på etterskudd, opplevelsen av konstant dårlig samvittighet, tidsfrister som hoper seg opp.
Nils Lavik for jithomassen.no
Tid er penger, det gjelder ikke minst for småbedrifts-eiere som ofte må håndtere flere ulike typer oppgaver i løpet av en arbeidsdag. Her er alt du behøver å vite for å ta kontroll over tidstyvene og tenke effektivt.
Selvstendighet krever disiplin
Selvstendig næringsdrivende sies ofte å være mest utsatt for disse effektivitetsutfordringene, fordi mange lever med den luksusen det er å definere egen arbeidstid – og kanskje spesielt dersom man jobber alene og fra hjemmekontor. Jo større frihet fra krevende sjefer og fastspikrede tilstedeværelsestidspunkter, jo større er behovet for å redusere distraksjoner. I alle fall for de av oss som til tider kan slite med både selvdisiplin og viljestyrke!
Slik gjør du det
En del av nettressursene på områder som har med effektivitet å gjøre, retter søkelyset mot hvordan ansatte kan få energi og jobbe mer konsentrert, f.eks. gjennom gratis frukt på lunsjrommet eller avtale med et treningssenter.
Her skal vi derimot se på noen litt mer konkrete og håndfaste tiltaksforslag.
Listen er langt fra er uttømmende og bør tilpasses individuelle faktorer.
Lukk alle nettlesere
Lukk alle nettlesere unntatt de som eventuelt blir brukt til den konkrete oppgaveutførelsen, sosiale medier inkludert. Noen av de hyppigst rapporterte distraksjonene fra jobb er avislesning, surfing etter dippedutter man tror man trenger, chatting og/eller øvrig nettvimsing.
Slå av varsler
Slå av alle varsler på mobilen, både viktige og mindre viktige apper, med unntak av anrop. Avvis ukjente numre. Slike kan selvsagt også være viktige, f.eks. en ny kunde, men samle heller opp og sett av en bestemt tid på dagen til dette.
Planlegg samtaler
I forlengelsen av forrige punkt: Prøv å ha ett tidspunkt daglig for utgående samtaler generelt. Dette krever noe øvelse for de fleste hvis man ikke er vant til det, men man får store effektivitetsgevinster – spesielt hva konsentrasjon angår – siden jobbsamtaler som oftest setter i gang nye tankerekker som kan virke forstyrrende på arbeidsoppgavene her og nå.
Maildisiplin
Ha som utgangspunkt ett bestemt tidspunkt på dagen for e-postkommunikasjon, siden det er svært sjelden avsender må ha svar umiddelbart. Opparbeid maildisiplin, og bruk søppelmappen hyppig. Strukturér innboksen med mapper.
Vil det ta under to minutter å besvare en e-post? Prøv i så fall å gjøre det med én gang. Andre kan sorteres i mappestrukturen din, f.eks. «i løpet av dagen», «i løpet av uken» eller «en gang/kanskje». Har du kolleger du kan delegere til? Gjør det! Ha som mål å ha tom innboks ved arbeidsdagens slutt.
Hold deg til arbeidstiden
Definér arbeidstid, og hold deg til denne. Tenk tidsbruk. Mange selvstendig næringsdrivende kan jobbe når som helst på døgnet, og dette går ofte ut over livskvalitet, fritid, rekreasjon og eventuelt familieliv. Og er det f.eks. mulig å kutte to timer eller en arbeidsdag og likevel opprettholde eller øke både omsetning, produktivitet og profitt? Det klarte i alle fall dette selskapet i Danmark.
Jobb i et eget rom/kontor
Ved hjemmekontor: Hvis mulig, ha et arbeidsrom eller kontor som ikke brukes til annet enn jobb. Bemerkelsesverdig mange bruker et hjørne av stuen eller soverommet som arbeidsplass, og dette fører lett til at jobb, søvn, matlaging, familietid og andre hverdagssysler vikles inn i hverandre og fører til forstyrrelser, dårligere konsentrasjon og effektivitetstap.
Not-to-do list
Not to do-list. Hva kan du bestemme deg for ikke å gjøre? Helt generelt, samme dag, den aktuelle uken eller kanskje den neste måneden? Altså en «nei»-liste, og her er det bare kreativiteten som setter grenser.
Et generelt punkt kan være å ikke ha private samtaler som varer mer enn ett minutt.
Et annet eksempel er å ikke åpne et av bransjebladene du abonnerer på de to neste ukene, selv om du vet at det kanskje har interessant innhold for deg og bedriften din.
Dropp unødige møter
Færrest mulig møter, og ingen uten konkret agenda. Ineffektiv møtevirksomhet preget av kos, pjatt og intetsigende, vage diskusjoner som trekker ut i det uendelige og ikke fører til noe konkret, er en av de verste tidstyvene som finnes. Lag punktvis agenda på forhånd, gi beskjed til de andre deltakerne om å gjøre det samme, og sett av fem eller ti minutter til sist for å diskutere «annet».
Ikke utsett
Gjør alt som kan gjøres i dag, spesielt oppgaver det er lett å utsette fordi de ikke er spesielt morsomme å utføre.
Analyser dine oppgaver
Analysér potensialet for tidstyvsreduksjon og effektivitet basert på bransjespesifikke faktorer. For en eiendomsutvikler kan f.eks. papirmølle, byggesøknader og eviggående henvisninger frem og tilbake kunne forenkles eller i beste fall fjernes helt. For en barnehage, en nøkkelholder til sykkelboden som piper høyt helt til noen setter nøkkelen på plass igjen, slik at de ansatte slipper å bruke 10% av arbeidsdagen og masse irritasjon på å løpe og lete etter nøkler de selv eller kolleger har rotet vekk. Denne tankegangen er inspirert av LEAN-metodikk, og de fleste vil finne inspirasjon til tidsbesparelser av disse teoriene.
Absolutt alle ledere i alle bransjer vil identifisere effektiviseringspotensiale ved å gjennomgå rutiner og arbeidsoperasjoner.
Gjør dette konkret
Vær konkret og minn deg selv på de av punktene over, eller andre, du har bestemt deg for å følge. Skriv ut, og heng opp på oppslagstavle eller kjøleskap.
Godt nok er godt nok
Til sist, og litt på siden av temaet: Når er noe «godt nok»? Når skal man sette sluttstrek og si seg fornøyd? Dette handler også om tidstyveri. F.eks. hadde denne teksten kanskje blitt helt perfekt, svært vanskelig å forbedre, hvis jeg hadde jobbet ytterligere to timer med den. Men bør jeg heller si meg fornøyd og gi meg nå, og prioritere å starte på neste artikkel?
Mange med eget firma stiller svært høye krav til seg selv, blant annet fordi en er personlig ansvarlig for kvaliteten og kundetilfredsheten.
Man kan ikke skylde på en sjef, kolleger som ikke gjør jobben sin eller manglende ressurser. Her spiller også personlighetstrekk inn, fordi mange er perfeksjonister og svært detaljorienterte. Løsningen er å finne den optimale kombinasjonen av kvalitet og tidsbruk, og dette krever trening. Samt god kommunikasjon med kunden, som selvsagt skal oppleve kvaliteten som strålende.
Helt til sist. Lykke til!
