Driver du eget firma og bruker ekstern regnskapsfører? Da er det lett å reagere når fakturaen kommer. Timebruken virker høy, koster mer enn du trodde og forklaringen litt vag. Mange sitter igjen med følelsen av at regnskapsføreren er for dyr uten å helt vite hvorfor.
Hvem sitt ansvar er det egentlig?
Mange bedriftseiere er i denne situasjonen. Samtidig er det ikke alltid gitt at høye regnskapskostnader kun skyldes regnskapsfører. Det finnes både dyre og lite effektive regnskapsførere, men det finnes også kunder som, ofte ubevisst, skaper unødvendig merarbeid.
I praksis ser man at noen kunder krever betydelig mer tid enn andre, uten at dette nødvendigvis har sammenheng med antall bilag eller type virksomhet.
Hvor mye tid et regnskap tar, handler i stor grad om rutiner, orden og hvordan bilag leveres. God administrativ struktur er derfor avgjørende for et effektivt regnskap.
Nedenfor er noen vanlige tidstyver de fleste kan gjøre noe med.
Bilag og dokumentasjon
Et minimum av orden har ofte stor effekt. Avklar hvordan regnskapsfører ønsker bilagene levert, og gjør det likt hver gang. Det er sjelden lønnsomt å betale for å få ryddet opp i rot som enkelt kan sorteres på forhånd.
Sørg også for at alle bilag for perioden er med, slik at regnskapsfører slipper å bruke tid på å etterlyse mangler. Mangler fører alltid til kommunikasjon frem og tilbake, som tar tid. Men ikke lever rubbel og bit, og mere til. Et hav av bilag, kopier og vedlegg til mailer er også tidkrevende å komme gjennom.
Informasjonsflyt
Uklare fakturaer fører til spørsmål, undersøkelser og ekstra tidsbruk. En enkel forklaring på hva kjøpet gjelder, hvilket prosjekt det tilhører eller hvilken avdeling det angår, kan spare overraskende mye tid.
Virksomheter som er tekniske, nisjepregede eller delt opp i prosjekter eller avdelinger, krever tydelig bilagsinformasjon. Det som er åpenbart internt i virksomheten, er ikke nødvendigvis åpenbart for regnskapsfører.
Reiseregninger
Reiseregninger er blant de mest tidkrevende oppgavene i regnskapsføringen. Her må det tas hensyn til merverdiavgift på ulike typer utlegg, vurdering av private kontra yrkesrelaterte kostnader, diettsatser samt hvem som har lagt ut og hvordan dette refunderes.
- Merverdiavgift på ulike typer utlegg
- Private og yrkesrelaterte kostnader
- Diett og satser
- Refusjon av utlegg
Det spiller mindre rolle hvilket kort som brukes. Det viktigste er at løsningen er ryddig og oversiktlig. Tydelig opplæring og faste rutiner for reiseregninger bidrar til mindre tidsbruk og færre feil.
Private kostnader
Firmakonto og firmakort bør ikke brukes til private utgifter. Er man i tvil om en kostnad er privat eller ikke, er den som regel privat. Ved usikkerhet bør dette avklares på forhånd, og private bilag bør ikke blandes inn i det ordinære regnskapet.
Private kostnader i regnskapet kan føre til feilføring og i verste fall reaksjoner ved kontroll fra Skatteetaten.
Purringer og inkassovarsler
For sen betaling av fakturaer fører raskt til ekstraarbeid. I perioder med svak likviditet er det spesielt viktig å ha god oversikt.
Manglende kontroll kan føre til dobbeltbetaling, glemte krav samt unødvendige gebyrer og renter, noe som også øker tidsbruken hos regnskapsfører.
Kasseoppgjør og kontantsalg
Kontantsalg og kasseoppgjør er ofte krevende å avstemme. Når oppgjør leveres rotete, eller innskudd i bank ikke stemmer med rapportene, må regnskapsfører bruke tid på å finne og forklare avvik.
Her er gode rutiner helt avgjørende, og de bør være på plass fra start. Dårlige kasserutiner blir nesten alltid dyre over tid.
Opplysningen syndromet
Det er naturlig å stille spørsmål til regnskapsfører, men mange små henvendelser spredt utover kan bli kostbart. Mange regnskapskontorer fakturerer per påbegynt halvtime, og korte spørsmål kan derfor gi høy samlet kostnad. Samling av spørsmål og enkel egen research kan redusere dette.
Snøballeffeekten
I et regnskap oppstår sjelden problemer isolert. Når man ikke tar tak i små avvik, mangelfull dokumentasjon eller uklare rutiner har det en tendens til å hope seg opp. Over tid bygger det seg opp en snøballeffekt. Litt som en purring på en faktura, som går til inkasso og til slutt til namsmannen.
Det er også viktig å være klar over at disse tidstyvene indirekte påvirker hvor mye tid regnskapsfører må bruke på kvalitetskontroll av deg som kunde.
Når bør regnskapsfører vurderes byttet?
Dersom rutiner og orden er på plass, men kostnadene fortsatt oppleves som høye, kan det være fornuftig med en gjennomgang av samarbeidet.
Ofte kan en åpen prat om arbeidsflyt, forventninger og prisstruktur avklare mye. I noen tilfeller må man likevel erkjenne at partene ikke passer optimalt sammen, og at andre løsninger kan være bedre – både faglig og økonomisk.
Et godt regnskap handler ikke bare om tall, men om samarbeid, struktur og gjensidig forståelse.
Ønsker du bedre kontroll og god kommunikasjon med regnskapsfører?
Hos JI Thomassen Regnskap jobber vi strukturert, effektivt og forutsigbart. Vi hjelper små og mellomstore virksomheter med ryddige rutiner, tydelig kommunikasjon og et regnskap som faktisk gir verdi, ikke bare timebruk. Mindre rot gir mindre arbeid. Mindre arbeid gir lavere kostnad. Så enkelt er det ofte.
Vi tror ikke på “billigst mulig”, men på riktig løsning, god kvalitet og full oversikt hele veien.
