Bindende avtaler gir økt trygghet og forutsigbarhet både for deg og de du samhandler med, enten det er ansatte, kunder, leverandører eller andre interessenter. Men hva kreves egentlig for at slike avtaler skal være gyldige?
Det enkle svaret er at det ikke finnes formelle krav. For to eller flere bare å snakke om avtalen – og godta den – er nok.
Men dette er selvsagt ikke å anbefale. Både fordi partene lett glemmer hva man ble enige om, og fordi det mangler «bevis» ved eventuell konflikt. Avtaler som blir inngått via f.eks. mail eller chat er like gyldig, men også slike kan by på problemer hvis det oppstår uenighet.
Inngå skriftlige, signerte avtaler
Sørg derfor alltid for å inngå skriftlige, signerte avtaler. Et stykke papir med innholdet i avtalen og signaturen til partene, er et like gyldig juridisk dokument som avanserte kontrakter med forhandlere og advokater involvert.
Eksempler på aktuelle kontraktstyper for småforetak er ansettelseskontrakter, leiekontrakter, frilanskontrakter og anskaffelseskontrakter.
Men det vil være store variasjoner når det gjelder hvilke kontraktsbehov en bedrift har, så sjekk normer, regelverk og sedvane i bransjene bedriften din opererer i.
Hvor detaljert innholdet i kontrakten bør være avhenger blant annet av omfang, kompleksitet og hvor store summer det er snakk om.
På mange områder finnes det enkle og greie standardkontrakter, f.eks. hvis man kjøper firmabil på Finn eller tjenester på anbudssider på nettet.
Minimumskrav til kontrakter
Ved kontraktsskriving bør en som et minimum ha med disse punktene:
- Når den gjelder fra og når den avsluttes. Og hvis den går løpende, f.eks. leie av lokaler, betingelsene for at en av partene kan trekke seg
- Hensikten med kontrakten. Dette er relevant dersom det oppstår konflikt, siden selve formålet med avtalen da kan bli inkludert i vurdering av tredjepart (f.eks. domstolene)
- Beskrivelse av det avtalen handler om
- Hva som skjer hvis avtalen blir brutt
- Pris
Avtaler ved kjøp og salg av tjenester
Særlig relevant for mange småbedrifter er kjøp og salg av tjenester, og da bør man ha med dette i tillegg:
- Beskrivelse av arbeidet som skal utføres og hva resultatet skal bli, og dette bør være så konkret og nøyaktig som mulig. Husk også å spesifisere eventuelle krav arbeidet skal utføres i henhold til (f.eks. lovpålagte HMS-forskrifter hvis et firma skal drive med stillasarbeid på kontortaket ditt)
- Hva som skal skje hvis det blir forsinkelser, tilleggsarbeid eller andre endringer
- Hva som inkluderes i prisen. Mange eksperter anbefaler fastpris, slik at du slipper stygge overraskelser. Hvis fastpris ikke er mulig, krev betingelser som reduserer usikkerheten din – f.eks. prisoverslag, og/eller at sluttsummen ikke kan overstige dette overslaget med mer enn 20%
- Betalingsmåte: Skal betaling skje ved avdrag underveis eller etter at arbeidet er utført? Unngå forskuddsbetaling!
Tydelige formuleringer
Den vanligste fallgruven ved avtaleinngåelser er at partene har ulike tolkninger av og forventninger til innholdet, fordi kontrakten er for vagt formulert.
Et eksempel er en korrekturleser som mente at oppdraget kun gjaldt grammatiske rettelser og stavefeil, mens kunden forventet generell språkvask og forbedring av setnings- og avsnittsoppbygging – altså en langt mer omfattende jobb.
Husk derfor å skrive ned alt det har blitt enighet om, og at alle detaljer blir avklart på forhånd sånn at du slipper å havne i en lei situasjon!
Elektronisk signering
Elektronisk underskrift er like juridisk bindende som penn og papir, og reglene fremgår av EU-forordningen eIDAS.
Det er tre nivåer av elektronisk signering:
- Elektronisk signatur
- Avansert elektronisk signatur
- Kvalifisert elektronisk signatur.
For de aller fleste småforetak er det enkleste nivået tilstrekkelig i forbindelse med avtaleinngåelse.
