Varslingsrutiner – nå også påkrevd for småbedrifter

I fjor vedtok Stortinget endringer i varslingsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven, og dette får konsekvenser for enkeltpersonforetak og småbedrifter med fem eller flere ansatte. Her er tips til hvordan du kan implementere endringene i egen bedrift, og dermed unngå å få Arbeidstilsynet på nakken!

Nils Lavik for jithomassen.no.

Varsling kan forstås som arbeidstakeres rett til å melde fra om kritikkverdige forhold. Hva som er «kritikkverdig» er ikke spesifisert i loven, og ledere må derfor bruke skjønn, men Arbeidstilsynet gir likevel generelle føringer. Dette kan være forhold som arbeidstakeren blir kjent med og som kan være i strid med lover og regler, organisasjonsinterne retningslinjer og/eller alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt.

Skriftlige varslingsrutiner

Den viktigste lovendringen er at skriftlige varslingsrutiner nå også gjelder for alle virksomheter med minst fem ansatte, og kravet til dokumentasjon på et fungerende system står sentralt. Mange småbedrifter betrakter varsling som irrelevant på grunn av få ansatte der alle kjenner alle, og at man derfor enkelt og greit bare snakker sammen dersom noen reagerer på kritikkverdige forhold. Men kravet om skriftlige rutiner gjelder uansett.

Ved brudd på reglene kan Arbeidstilsynet iverksette sanksjoner, som det utvilsomt er best å være i forkant av. Dette kan være pålegg om å utbedre forholdene innen en tidsfrist, og overholdes ikke denne kan de vurdere å stanse driften helt eller delvis, eventuelt ilegge tvangsmulkt.

Så hvordan bør ledere som ønsker å følge de nye bestemmelsene gå frem?

For det første skal rutinene utarbeides i samarbeid med de ansatte. Den beste måten å gjøre dette på er et allmøte, der man diskuterer hva som kan være kritikkverdige forhold og hva som ikke behøver å være det. I tillegg bør man bli enig om hvordan ansatte skal gå frem, og hvordan den som mottar varselet skal behandle det videre.

Andre punkt er dokumentasjonskravet, altså et skriv der rutinene konkretiseres og gis et innhold, og dette skal være lett tilgjengelig for alle. Det naturlige vil være enten å ha det i en fysisk perm sammen med det øvrige HMS-systemet, eller i en PC-mappe alle ansatte har tilgang til.

Minimumskrav til innholdet kan oppsummeres i tre punkter:

1: Oppfordring til å varsle

Dette innebærer skriftlig å poengtere at varsling om kritikkverdige forhold er ønskelig, fordi det gir ledelsen mulighet til å gjennomføre nødvendige tiltak. I tillegg bør det her, basert på diskusjonen med ansatte, skrives ned hva som kommer innunder «kritikkverdige forhold». Og dessuten gode og relevante eksempler, som vil variere avhengig av kjennetegn ved både bedrift og bransje.

2: Fremgangsmåte ved varsling

Varslingsdokumentet skal skissere hvordan ansatte går frem, og her finnes det ikke fasitsvar. Det mest naturlige er at varsling går tjenestevei, altså via nærmeste leder, og det kan varsles både muntlig og skriftlig. Ansatte kan også henvende seg til verneombud eller tillitsvalgt, eventuelt til eksterne tilsynsmyndigheter som f.eks. Arbeidstilsynet eller Økokrim, og disse har taushetsplikt. Å gå ut i media er ikke forbudt, men det anbefales i utgangspunktet ikke før alt annet er prøvd – fordi konsekvensen kan bli konflikteskalering, og at saken dermed kan bli mye vanskeligere å løse. Poenget er at ansatte blir informert om hvilke muligheter de har dersom de vil melde fra om kritikkverdige forhold, og hvilken fremgangsmåte ledelsen og de ansatte i fellesskap opplever som mest hensiktsmessig.

3: Fremgangsmåte ved mottak, behandling og oppfølging

Når et varsel er mottatt, så skal den videre saksgangen beskrives. Arbeidsgiver har undersøkelsesplikt, altså kartlegging av om det har skjedd et kritikkverdig forhold eller ikke. Prosessen skal være habil, som innebærer at de som undersøker varselet er upartiske.

Reglene må dessuten si noe om hvilken tilbakemelding varsleren skal få, i tillegg til videre oppfølging. Men også personer det varsles mot eller har ansvar for det aktuelle området skal følges opp. De har blant annet rett til innsyn i sakens dokumenter og eventuelle bevis, for slik å bli hørt og få komme med sin versjon.

Gjør det selv

Selv om småbedrifter kanskje mener at dette ikke er en relevant problemstilling, så krever loven uansett slike rutiner. Og skulle det først oppstå en situasjon der noen melder fra om kritikkverdige forhold det kan tenkes å bli uenighet rundt, så er de interne rutinene et godt utgangspunkt for lettere å løse konflikten.

Det er hverken komplisert eller veldig ressurskrevende å følge opp de nye varslingsbestemmelsene, og mindre foretak kan fint klare det selv uten å leie inn dyre konsulenter.

I varslingssaker som eksploderer i media handler det ofte om dårlig psykososialt arbeidsmiljø, trakasserende lederstil, bruk av hersketeknikker og f.eks. offentlig utskjelling av ansatte på møter. Men det kan – som et fiktivt eksempel – like gjerne handle om medarbeidere i en liten håndverksbedrift som sier fra til sjefen om at stigene begynner å få sprekkdannelser og er til fare for liv og helse, men der han eller hun er uenig og nekter å kjøpe nye. For et lite kontorbasert firma vil derimot slik akutt fare for liv og helse være mindre aktuelt, og dette viser at ledere må tilpasse varslingsrutinene til kjennetegn ved bedriften og bransjene den opererer i.

Arbeidstilsynet hjelper deg gratis

Arbeidstilsynet er en god og gratis støttespiller man kan kontakte hvis ledere som ønsker å etterkomme de nye varslingsreglene i loven trenger mer detaljert informasjon – lykke til!

Generelt om Arbeidstilsynet

Varslingsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven

.

 

Bildet er hentet fra Freepik.

Lei av dansende grafer og kolonnediagram? XCELLO har kun det nødvendige for regnskapet til en liten virksomhet. Mer info

Legg igjen en kommentar