RessurserHar du et aksjeselskap må du forholde deg til en del formelle krav, og å avholde styremøter er et av disse. Her finner du en ferdig mal for styremøteprotokoll som du kan bruke i aksjeselskapet ditt.

Det er ikke lenger lovpålagt å møtes fysisk for å avholde styremøter, noe de fleste mindre selskaper likevel aldri gjorde. Styremøter over telefon eller e-post er godkjent, men man må likevel utarbeide nødvendig dokumentasjon.

Hva er en styremøteprotokoll?

En styremøteprotokoll er kort fortalt et dokument som viser hvilke saker som har blitt gjennomgått og vedtatt på et styremøte. Sannsynligvis bruker du ikke ordet protokoll i særlig mange andre sammenhenger, i denne forbinele betyr ordet en rapport eller et sammendrag.

Et aksjeselskap må utarbeide en styremøteprotokoll når det avholdes styremøte for å dokumentere hva som har blitt bestemt. For mindre aksjeselskaper vil det ikke være nødvendig med styremøter like ofte som for større. For mange små aksjeselskaper vil det derfor bare utarbeides en styremøteprotokoll når det kreves av Brønnøysund i forbindelse med forskjellige registreringer.

En styremøteprotokoll må utarbeides bla. ved endring av vedtekter (som for eksempel en navneendring), ved ansettelse av daglig leder og ved innkallelse til generalforsamling.

Last ned mal til styremøteprotokoll her

Her kan du laste ned en enkel mal for styremøteprotokoll som justeres etter ditt selskaps behov. Malen er i .ods format, som er et tekstdokument for Open Office, men som også kan åpnes i Word eller andre tekstbehandlingsprogrammer. Du finner malen på nedlastingssiden du kommer til  ved å bruke lenken under:

Gå til nedlasningssiden.

Formelle krav til styremøteprotokoll

Det er aksjeloven som regulerer de formelle kravene til en styremøteprotokoll. Hva en styremøteprotokoll skal inneholder er beskrevet i Aksjelovens § 6-29:

§ 6-29. Styreprotokoll

(1) Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Den skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Det skal fremgå at saksbehandlingen oppfyller kravene i § 6-24.
(2) Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.
(3) Protokollen skal signeres av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Har styret minst fem medlemmer, og er beslutning truffet i møte, kan styret velge to til å signere. I så fall skal kopi av protokollen sendes samtlige styremedlemmer med frist for merknader, som i tilfelle kan kreves inntatt i protokollen.
(4) Protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid.

Aksjelovens § 6-24 er også sentral, da denne skal refereres til spesikt i styremøteprotokollen (jfr. pkt. 1). Denne handler om når styret kan treffe en beslutning.

§ 6-24. Når kan styret treffe beslutning

(1) Styret kan treffe beslutning når mer enn halvdelen av medlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen, om ikke strengere krav er fastsatt i vedtektene.
(2) Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.
(3) Har noen forfall og det finnes varamedlem, skal varamedlemmet innkalles.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *