I regnearket XCELLO er bilagene til regnskapet sortert i ulike kategorier for inntekter, kostnader og balanse. Disse kategoriene må også benyttes når man oppretter bilagsnummer.
På den måten har man god oversikt selv i et regnskap med flere hundre bilag, fordi bilagskategoriene utgjør første linje av sortering.
Bilagskategorier
Regnearket XCELLO har følgende bilagskategorier:
- Inntekter
- Kostnader
- Balanse
- Diverse*
Disse kategoriene betyr at bilagene til regnskapet skal sorteres tilsvarende. Man kan tenke at man har en bunke med 250 bilag, som består av inngående og utgående faktura, kvitteringer og bankbilag. For registrering i regnearket XCELLO vil første sorteringssteg være å dele denne bunken opp i mindre bunker sortert på kategoriene.
- Inntekter
- alle utgående faktura, og dersom man har andre typer salgsbilag skal også disse der, eksempler kan være kassebilag eller rapporter fra eventuelt salgssystem.
- Kostnader
- alle inngående fakturaer fra leverandører sammen med utlegg og kvitteringer eller øvrige kostnadsbilag.
- Balanse
- alle bankbetalinger (eventuelt kontoutskrifter om man bruker disse som bilag som du kan lese litt mer om nederst i artikkelen) og andre transaksjoner som har med balansen å gjøre som for eksempel avskrivninger.
Har man for eksempel 250 bilag i regnskapet, vil derfor ikke bilagsnumrene gå fra 1 – 250 i èn nummerserie, men de vil deles opp i mindre nummerserier i forhold til hvor mange bilag man har i hver kategori.
*Diverse arkfanen er ikke i alle versjonene av regnearket enda, men kommer sannsynligvis på alle fra 2019 versjonen.
Mappestruktur
Nå vil kanskje noen tenke at bunker med bilag på papir er litt gammeldags, og det har de kanskje rett i. Selv om mange faktisk foretrekker papir, så vil det naturlig nok også være vanlig at man har bilagene i en mappestruktur på datamaskinen.
Hvordan man da velger å sortere bilagene er opp til hver enkelt, dette vil også avhenge av bilagsmengde og rutiner for dokumentasjon av regnskapet. Man kan opprette en mappe som heter «Bilag 2018» og deretter undermapper som heter «Inntekter», «Kostnader», «Balanse»…, man kan også legge alle bilagene i samme mappe, men da behøver man en sortering som skiller de ulike kategoriene fra hverandre.
Det siste alternativet er en effektiv måte å sortere bilag på som gjør at man kan finne riktig bilag ganske raskt, uten å gå via flere mapper. Her er et eksempel på hvordan det kan se ut:
I dette eksempelet ser du en mappe som inneholder Balansebilag fra 1-7, Inntektsbilag fra 80-88 (utgående faktura) og kostnadsbilag fra 1-6. Ved å bruke filnavn på denne måten vil bilagene sortere seg automatisk i mappen.
Ikke la deg forvirre over at Inntektsbilagene i dette tilfellet heter «Faktura» og har en egen nummerserie, det er fordi disse er utgående fakturaer som virksomheten sender ut, og disse følger nummerserie fra fakturaprogrammet.
Endre bilagsnummer ved behov
Som du ser av eksempelet over så har de utgående fakturaene en egen nummerserie. Dette kan man enkelt innarbeide i regnearket XCELLO ved å endre første nummer i bilagsrekken til det man måtte ønsker. Da vil resten av bilagsnumrene endre seg av seg selv.
Dette ser du av eksempelet under:
Bankutskriften er gull verdt
Et annet tips verdt å ta med seg er å bruke bankutskriften for det den er verdt. Den månedlige utskriften av banken viser alle inn og utbetalinger for perioden, og denne kan du bruke som dokumentasjon på flere av disse transaksjonene. Det vil medføre at flere registreringer har samme bilagsnummer, som er helt lovlig og OK (det er ikke nødvendig å lage mange kopier av bankutskriften bare fordi dette bilaget inneholder flere registreringer).
