Unngå disse vanlige feilene i regnskapet

Gjennom mitt firma hjelper jeg mange som gjør regnskapet selv og ser ofte de samme feilene gå igjen hos flere. Her er en liten oversikt over noen av de vanligste og mest generelle feilene jeg finner, slik at du kan unngå de.

Listen inneholder flere ting som er direkte feil, men også noen “skjønnhetsfeil”. Unngår du disse feilene er du på god vei til et bedre regnskap. Rekkefølgen er tilfeldig.

Registrering av purring og inkasso

Purringer og inkassovarsler skal ikke registreres som om det var en vanlig originalfaktura. I disse tilfellene må man innhente kopi av originalfakturaen og registrere denne på vanlig måte, slik at dokumentasjon på originalkostnaden er i orden, originalfaktura inneholder også eventuell spesifikasjon av mva-beløp for mva-fradrag. Deretter skal man registrere purringen/inkassovarselet, som kun skal ha kostnad til purregebyr og eventuelt renter.

Det er aldri mva-fradrag for purregebyrer.

4392 i privat fordel telefon

Når man får telefon dekket av firmaet skal man ta hensyn såkalt “privat fordel” ved bruk av telefonen, denne fordelen er fastsatt il 4392 pr. år og gjelder også for eventuell dekning av internett. Dette er en skattepliktig fordel for deg personlig og skal lønnsinnberettes, det vil si at det skal også beregnes arbeidsgiveravgift av fordelen, som firmaet vil måtte betale til Skatteetaten (gjelder aksjeselskap).

Fremgangsmåten er litt annerledes for enkeltpersonforetak, noe du finner mer informasjon om i dette innlegget om EKOM-tjenester for enkeltpersonforetak.

Låneavtale

Ved lån mellom selskap og aksjonær skal man sette opp en låneavtale som beskriver betingelsene for lånebeløpet. Låneavtalen skal i utgangspunktet være tilsvarende en vanlig låneavtale med rentebetingelser, nedbetalingsplan osv. men du kan også gjøre det veldig enkelt.

Her finner du en veldig enkel mal for låneavtale.

Leter du etter en lærerik, effektiv og brukervennlig måte å gjøre regnskapet selv på? Da bør du teste XCELLO. Mer info

Aktivering av inventar

Som en hovedregel skal innkjøp av inventar over kr. 15 000, med en antatt varighet på over 3 år, aktiveres i balansen og ikke kostnadsføres direkte. Å aktivere vil si at dette balanseføres som en eiendel, og avskrives over flere år, fremfor at man tar hele kostnaden første året, dette gjør man for å gi et mer riktig kostnadsbilde i regnskapet.

Du kan lese mer om aktivering og avskrivning her og du kan lese mer om postering av aktivering og avskrivning her.

Husk at også “sammenhengende” kjøp skal aktiveres, det vil si at man kan ha flere fakturaer som enkeltvis er under, men sammen blir over kr. 15.000, og dermed skal aktiveres dersom det er naturlig å se på disse som en samlet anskaffelse.

Registrering mot reskontro

All registrering av inngående faktura må skje mot reskontro. Det vil si at du registrerer fakturaen som et kjøp mot leverandøren, deretter registreres betalingen av fakturaen mot samme leverandør og ut av bank.  Man kan ikke registrere en betaling til en leverandør direkte som en kostnad med og ut av bank.

Dette gir oss en såkalt reskontro oversikt som vil si at man kan gå inn på kontoen til leverandøren å se alle fakturaer fra samme leverandør gjennom året.

Prinsippet om reskontro gjelder både inngående faktura fra leverandør og utgående faktura du sender til dine kunder. Her kan du lese mer om reskontro.

Reiseregninger

Det er helt ok å reise med firma, men man må dokumentere dette godt slik at det ikke er noen tvil om at det er snakk om en fradragsberettiget kostnad. Dokumentasjonen skal forklare hva slags reise det dreier seg om, hvem du møter, hvilket arrangement deltar du på, osv. Her skal faktisk Skattetaten ha info helt ned til klokkeslett for avreise og hjemkomst, så dette er i utgangspunktet ganske strengt.

For å dokumentere dette skikkelig bør fylle ut reiseregningen for hver enkelt reise på en nøyaktig måte. Her kan du laste ned en gratis mal for reiseregninger.

Tjenester fra utlandet

Tjenester kjøpt fra utlandet skal ikke registreres uten mva kode eller med vanlig 25% fradrag for mva, men som kjøp med omvendt avgiftsplikt. Det vil si at du i praksis vil gå i null når det gjelder mva på slike kjøp, da denne mva koden legger til 25% innførselsmva samtidig som den trekker fra 25% fradrag for mva ved innførsel av tjenester. Dersom du kjøper varer fra utlandet vil samme prinsipp gjelde men disse skal behandles litt annerledes.

Les mer om de nye mva-kodene her.

 

Tips! Online-tjenester

Husk at det ikke er nødvendig å registrere alle online-tjenester på samme konto ut fra fellesnevneren, at de er online-tjenester. Typisk vil være at man bruker konto 6790-Annen fremmed tjeneste på alle disse kostnadene, som er en generalisering som ikke er direkte feil men heller ikke helt beskrivende. Man kan isteden velge å dele opp disse kostnadene i forhold til hvilken type kostnad det gjelder, noe du kan lese mer om her.

MVA-behandlingen av online-tjenester fra utlandet vil være den samme uavhengig av kostnadskonto.

Bruk av skattetrekkskonto

Skattetrekkskontoen er ment for forskuddstrekk i forbindelse med lønn, det vil si skattetrekket på lønnen til dine ansatte når du betaler ut lønn. Dette forskuddstrekket er noe du krever inn på vegne av Skatteetaten og skal derfor overføres til skattetrekkskontoen ved lønnsutbetaling, hvor pengene er låst inntil du betaler skattetrekket på terminoppgaven.

Skattetrekkontoen skal bare brukes til dette.

Det er ikke meningen at du skal betale selskapsskatt (firmaets skatt) fra skattetrekkskontoen og du skal heller ikke overføre arbeidsgiveravgift til skattetrekkskontoen og betale denne herfra. Både selskapsskatt og arbeidsgiveravgift skal betales fra din vanlige driftskonto.

 

Valg av kostnadskonto

Det er i utgangspunktet rom for litt skjønn når det gjelder valg av kostnadskonto for en del typer kostnader som kan passe på flere forskjellige kontoer. For eksempel kan domeneavgift være både en reklamekostnad og en datakostnad, og kjøp av småverktøy kan ofte være enten inventar eller driftsmateriale, og i noen tilfeller varekjøp. Men uansett hvilken konto som velges så er det viktigere å være konsekvent enn å finne “riktig” konto. Pass på at samme type kostnad også registreres på samme konto neste gang.

 

Valg av balansekonto

Valg av balansekonto er mye mindre fleksibelt enn valg av kostnadskonto. Dersom du betaler merverdiavgift så skal det alltid på konto 2740 som er kontoen for skyldig mva. Betaler du noe fra driftskontoen i banken skal dette alltid registreres mot konto 1920 Bank. Det samme kan man si om de fleste øvrige transaksjoner som involverer balansekontoer, derfor er det ingen god idè å “prøve seg frem” her uten at du har en forståelse for kontoene som brukes. Det vil føre til en rotete balanse som kan ta mye tid å avstemme, bruk tid på å finne riktig konto før du registrerer mot balansekonter.

 

Bildet øverst er hentet fra Freepik.

Lei av dansende grafer og kolonnediagram? XCELLO har kun det nødvendige for regnskapet til en liten virksomhet. Mer info

Legg igjen en kommentar