Alle bedrifter kan redusere kostnader, og for enkeltperson- og småforetak er potensialet ekstra stort. Slik går du frem for å ta kontroll over kostnadene dine.
Kort fortalt kan kostnader forstås som innsatsfaktorer som trengs for å generere nok inntekter til at vi driver lønnsomt. Kostnader er altså ikke noe negativt, de er forutsetninger for inntjening.
Kostnadsbevissthet
Inntektssiden er naturligvis minst like viktig, men ofte vil konkurrenter ha stor innflytelse på den, og handlefriheten for mange blir derfor redusert. På kostnadssiden har man langt større kontroll. Å utvikle bevissthet omkring relasjonene mellom direkte verdiskapende aktiviteter og kostnader står sentralt i alle innsparingsprosesser, siden kutt her kan virke mot sin hensikt og føre til at inntektene synker mer enn kostnadsreduksjonen.
Metoder for kostnadsreduksjon
Generelt sett finnes det minst tre metoder for å redusere kostnader:
1. Streng målstyring:
Her setter en et konkret mål på hvor mye kostnadene skal ned, enten i prosent eller kronebeløp, for deretter å gjennomføre kuttene der de får minst negative konsekvenser. Denne tilnærmingen blir gjerne brukt når bedrifter er i akutt krise og på konkursens rand – og ikke lengre har noe valg.
2. Effektivisering:
Dette dreier seg om hvordan en kan få mer ut av færre ressurser, og er spesielt relevant for produksjonsvirksomheter knyttet til arbeidsprosesser (f.eks LEAN-metodikk).
3. «Høvelprinsippet»:
Her gjennomgår man ulike kostnadsposter, og vurderer hvor man kan kutte uten at det går vesentlig ut over inntektene. Det er denne tilnærmingen som er mest relevant for de fleste gründere og småbedrifter.
Ulike faser
Prosessen består grovt sett av fire faser:
- 1) Overordnet analyse
- 2) Budsjett- og regnskapsgjennomgang
- 3) Gjennomføring
- 4) Evaluering og kontroll.
Overordnet analyse
Hvor omfattende denne fasen bør være avhenger av en rekke faktorer, blant annet størrelsen på foretaket og kompleksiteten knyttet til driften.
Et første skritt er en enkel, innledende kostnadsklassifisering, for slik å vurdere hvor kuttpotensialet er størst.
Man skiller mellom direkte og indirekte, faste og variable kostnader.
Direkte kostnader
Kan henføres direkte til varen eller tjenesten du selger, og et eksempel for en restaurant er råvarekostnaden for en middagsporsjon.
Indirekte kostnader
Kan ikke knyttes opp mot et konkret produkt – f.eks. strøm, markedsføring eller kontorrekvisita.
Faste kostnader
Påløper uavhengig av hvor mye en selger, og kan være husleie og forsikring.
Variable kostnader
Endres når produksjonen endres, som for eksempel råvarekostnader og strøm.
Målet med denne fasen er økt bevissthet om hvilke hovedområder man bør konsentrere seg om i fortsettelsen.
Videre bør en her reflektere over følgende spørsmål:
• Bør vi utarbeide et strukturert og systematisk kutt-program, eventuelt ved ekstern hjelp?
• Hvor mye skal kuttes, og hvor raskt bør det skje?
• Hvilke områder skal vi prioritere?
Budsjett- og regnskapsgjennomgang
Skal man gjøre noe med kostnadssiden, er man helt avhengig av å vite hva kostnadene egentlig er. Hvilke poster som er størst, viktigst og mest hensiktsmessig å rette søkelyset mot, vil variere fra bedrift til bedrift. F.eks. vil rente- og valutakostnader, tap på fordringer eller for den saks skyld drivstoff utgjøre betydelige beløp hos noen, men være helt irrelevant for andre.
Gjennomgang av regnskapstall og utviklingen de seneste årene vil gi en god indikasjon på hvor kuttpotensialet er størst. Sammenligning av realiserte og budsjetterte tall fra tidligere år vil også være nyttig:
Er det noen budsjetterte kostnadsposter som regnskapet i ettertid viser seg å ha blitt betydelig større, samtidig som inntektene står på stedet hvil?
En god metode er å kartlegge og strukturere kostnadene så detaljert som mulig ved å splitte dem opp, f.eks. ved å ta for seg en sekkepost som «andre driftskostnader». Noen bedrifter opererer med internregnskap, og har mer eller mindre god oversikt over disse kostnadskategoriene. Andre putter kvitteringer og fakturaer i en stor bøtte, regner ut sluttsummen en gang i året, fører beløpet inn i rett regnskapskolonne og tenker ikke mer over saken. Disse får som oftest aha-opplevelser når de går gjennom hva de egentlig bruker penger på, og kuttpotensialet her er stort.
Gjennomføring
Dette er den praktiske kuttprosessen, som baseres på kartleggingsfasene over. Det vil som nevnt være individuelt hvilke kostnadsposter småforetak kan redusere, men her er eksempler på noen av de viktigste:
• Innkjøp og innkjøpsvilkår
• Personalkostnader
• Husleie, strøm, renhold
• Administrasjon
• Forsikringer
• Telefon, data, kontorrekvisita
• Markedsføring
• Produksjonskostnader
• Leie av utstyr
• Kurs og møtevirksomhet
• Kjøretøy og reisekostnader
Et viktig element i implementeringsfasen er å unngå mer eller mindre utilsiktede kostnadsutvidelser.
Et enkelt eksempel er mikrobedriften som skulle spare transportkostnader ved å droppe leasing og gå til anskaffelse av firmabil, men der totalkostnadene i etterkant viste seg å bli langt større.
Med utgangspunkt i målsettinger: utarbeid en tydelig handlingsplan med konkrete aktiviteter som letter kuttprosessen!
Dette skaper motivasjon og en indre forpliktelse i gjennomføringsfasen.
Evaluering og kontroll
Ta en kritisk gjennomgang. Still spørsmål:
- Ble målene nådd?
- Burde vi fokusert på større kostnadsposter, eller tatt hardere i og kuttet mer?
- Hva burde vi generelt ha gjort annerledes?
- Kan det lønne seg å kjøpe økonomisk rådgivning neste gang?
Ha dessuten fokus på løpende kostnadskontroll i den daglige driften, og ikke noe du bare gjør en gang iblant (eller når det har blitt akutt krise).
Til slutt: Livskvalitet!
Mange gründere, enkeltpersonforetak og småbedriftsledere kan kutte kostnader ved å ta på seg flere arbeidsoppgaver, noe som for mange går ut over privatlivet. Andre oppdager at visse kostnader er verdt prisen.
Selv fant jeg ut at jeg kunne kutte reisekostnader med mellom 50 000 og 100 000 ved økt bruk av Skype eller mail og chat. Etter et halvt år lærte jeg derimot at tilværelsen på landeveien og fysisk kontakt med kundene var et kjærkomment avbrekk fra hverdagens stress og mas, og dermed også en kilde til forbedret livskvalitet.
