Sjekkliste ved årsavslutning

Nytt år og nytt årsoppgjør, da er det viktig å vite hva man skal avstemme før man leverer skattemelding og årsregnskap. Les videre for å se hva dette innebærer for deg.

Årsavslutning vil si at man går igjennom alle sjekkpunkter i et regnskap og avslutter foregående regnskapsår. Hva som er viktige sjekkpunkter vil variere fra virksomhet til virksomhet, men her skal jeg gå igjennom de viktigste.

En sjekkliste kan være et nyttig verktøy i denne sammenheng.

Registrer alle bilag først

Før man starter på årsavslutningen er det best om alle  bilag er registrert.

Det vil si at du bør registrere alt du har liggende for foregående regnskapsår som du vet om, noe annet vil bare komplisere det neste som skal skje.

Dersom du har latt ting ligge fordi du ikke var helt sikker på hvordan du skulle registrere det, eller du har andre ting du vet om du burde gjort, så er det nå du skal gjøre det. Få alle bilag opp fra skuffen!

Avstemming av bank

Det mest naturlige stedet å begynne en årsavslutning er ved å avstemme banken. Det vil si at du skal ha samme saldo pr. 31.12.2021 i regnskapsprogrammet som du har på kontoutskriften du får fra banken.

Hvis denne saldoen ikke er lik, har du enten glemt å registrere noe eller gjort noe feil.

Banken er din beste «fasit» for hva som skal være med i regnskapet og du kan ikke levere et regnskap hvor banken ikke stemmer.

Dersom banken ikke stemmer vil fortsettelsen være å registrere/korrigere manglende poster. Hvilke øvrige punkter man fortsetter med vil variere, men her er noen av de vanligste punktene.

Kunder og leverandører

Du bør ta ut en reskontro liste på kunder og leverandører pr. 31.12.2021.

Reskontroen viser hva dine kunder skylder deg og hva du har i gjeld til dine leverandører ved årsavslutning.

Denne listen vil i hovedsak bestå av fakturaer fra desember som forfaller i januar. Inneholder gamle poster må du vurdere hvor reell fordringen er.

Årsavslutningen er et naturlig tidspunkt for å tapsføre krav du ikke vil få dekket og på den måten rydde opp i reskontroene.

Avstemming av merverdiavgift

For å avstemme merverdiavgift må du se på oppgjørskontoen for merverdiavgift (konto 2740).

Pr. 31.12.2021 er det vanlig at saldo på denne konto skal være den samme som det du har i skyldig (eller tilgode) merverdiavgift for 6. termin foregående år. Er dette ikke tilfelle må du finne ut hvorfor.

Du bør også sjekke at din totale omsetning for året, registrert på inntektskontoene (konto 3000-3999) stemmer med det som er innsendt på mva-oppgavene gjennom året.

En annen grei måte å sjekke på kan være å se på ulike rapporter fra regnskapet som viser mva-spesifikasjoner.

For eksempel kan en rask oversikt over transaksjonene på inntektskontoene vise deg om du har ført en feil mva-kode på noen av salgene dine. Og en rapport med mva-koder på ulike kostnadskontoer kan raskt avdekke om du har glemt mva fradrag på noen av kostnadene dine.

Avstem andre balanseposter

Prinsippet her er det samme som ved avstemming av bank, men man må likevel tenke litt annerledes avhengig av hvilken type balansekonto du avstemmer.

Lønn

Det kan for eksempel at din virksomhet har lønn som medfører skyldig arbeidsgiveravgift eller skyldig skattetrekk (konto 2770 og 2600).

Saldoen på disse kontoene pr. 31.12.2021 skal være lik skyldig beløp for 6. termin 2021.

Stemmer ikke dette vil du måte avdekke det på samme måte som man gjør med skyldig mva. En virksomhet med lønn bør også avstemme kostnadsført lønn opp mot det som rapporteres gjennom a-meldingene.

Driftsmidler og avskrivninger

Dersom din virksomhet har driftsmidler som er aktivert i balansen, skal disse avskrives gjennom året. Noen foretar hele avskrivningen pr. 31.12., mens andre deler registreringene opp i månedlige beløp gjennom året. Saldo på kontoene for driftsmidler og bør sjekkes i forhold til dette.

Varetelling

Har virksomheten varelager kjenner man helt sikker til rutinene for varetelling.

Kort fortalt går det ut på at man teller opp hvor mye varer man har på lager ved årsslutt og deretter gjør en justering for dette i regnskapet.

Dette fordi varene som er på lager 31.12.2021 ikke er en kostnad i 2021, men en balanseverdi.

Varekostnad blir det først påfølgende år (eller senere), når varene går ut fra lageret (selges).

Tidsavgrensninger

Tidsavgrensninger vil si at man registrerer forskuddsbetalte kostnader eller påløpte inntekter ved årsavslutning.

For eksempel kan man jobbe på et prosjekt som ikke faktureres før i 2022, og det kan være naturlig å ta med noe av denne inntekten i 2021 som en påløpt inntekt.

Det kan også være at man har betalt en faktura som gjelder en kostnad i 2022, som dermed bør registreres som en forskuddsbetalt kostnad i balansen istedenfor at den blir en kostnad i 2021.

Andre forhold

Dette var noen av de viktigste tingene å passe på ved årsavslutning, men som nevnt tidligere vil disse punktene variere fra virksomhet til virksomhet og det finnes flere ting jeg kunne tatt med i en slik artikkel.

Det beste rådet for å få med det man skal er å gå igjennom regnskapet og tenke hva som er logisk å vurdere ved årsavslutning.

Bruk en sjekkliste for bedre kontroll.