Alle sameier, uavhengig av størrelse, skal føre regnskap og det er styret som er ansvarlig for at dette blir utført, men alle er tjent med at regnskapet utføres på en forsvarlig måte.
Med et sameieregnskap overholder du ikke bare plikten til å føre regnskap, minst like viktig er oversikten og tryggheten dette gir hver enkelt sameier.
Innhold
- Plikten til å føre regnskap
- Hva er et sameieregnskap?
- Felleskostnader
- Regnskapsmal for sameie
- Tredjepartsopplysninger
- Styre, vedtekter og husordensregler
- Registrering i Brønnøysund
Plikten til å føre regnskap
Plikten til å føre regnskap fremgår av Eierseksjonsloven § 64:
«Styret skal sørge for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel. Styret skal legge frem regnskapet for det forrige kalenderåret på det ordinære årsmøtet.»
Plikten til å føre regnskap må ikke forveksles med regnskapsplikt etter regnskapsloven. Dette gjelder sameier med 21 eller flere enheter, og betyr at regnskapet skal rapporteres til Brønnøysund på lik linje med andre regnskapspliktige organisasjoner, som for eksempel aksjeselskaper.
Hva er et sameieregnskap?
Sameieregnskapet viser alle innbetalinger de ulike seksjonene gjør til felleskontoen, og et lite sameieregnskap behøver ikke være komplisert, men det er likevel viktig – ikke minst for å dokumentere alle transaksjoner slik at det ikke oppstår tvil.
Det kan være nyttig å vise svart på hvitt overfor Roy S. Rotehue at han faktisk har glemt den innbetalingen han hevder han gjorde i november.
I tillegg til innbetalinger viser sameieregnskapet kostnader til felles vedlikehold og andre tjenester. Dette vil typisk være rengjøring, strøm og forsikring.
Det kan også være oppgradering av utearealer eller reparasjon av felles bygningsmasse, som for eksempel tak, inngangsparti eller garasjeanlegg.
I praksis vil det oftest være slik at man fordeler årets forventede kostnader på de ulike seksjonene i henhold til sameiebrøken, slik at disse dekkes med innbetalingene i løpet av året, eventuelt med et lite overskudd for sameiet til dekning av uforutsette kostnader.
Felleskostnader i sameie
Felleskostnader er de løpende kostnadene som fordeles mellom seksjonseierne i et sameie. Dette vil typisk være kostnader til strøm, forsikring, rengjøring, vedlikehold og andre utgifter som gjelder fellesskapet.
Hvordan felleskostnadene skal fordeles mellom seksjonene, fremgår normalt av sameiebrøken. Det er viktig at styret har oversikt over både innbetalinger og kostnader gjennom året slik at sameiet har tilstrekkelige midler til drift og vedlikehold.
Les mer i vår komplette guide til felleskostnader i sameie.
Regnskapsmal for sameie i Excel
For små sameier som ønsker å føre regnskapet selv, kan en ferdig regnskapsmal i Excel gjøre arbeidet enklere og mer oversiktlig.
XCELLO for sameie og borettslag er en regnskapsmal i regneark utviklet spesielt for små sameier og borettslag. Malen hjelper styret med å føre et ryddig sameieregnskap gjennom året, med oversikt over innbetalinger, kostnader, budsjett og rapporter.
Malen ivaretar alle behov for et oversiktlig sameieregnskap, blant annet:
- registrering av innbetalinger pr. seksjon
- fortløpende oversikt over gjenstående innbetalinger (restbeløp)
- registrering av kostnader
- budsjett både for inntekter og kostnader
- årlig rapport som kan presenteres på årsmøtet
- rapport med tredjepartsopplysninger
“ Fordelen med XCELLO er at det er veldig oversiktlig og effektivt i bruk. Dette fungerer helt smertefritt! ”
– Line Stormo
Boligsameiet Kirkegårdsveien
Øvrige plikter i et sameie
Foruten plikten til å føre regnskap har et sameie også andre plikter, her er noen av disse sammen med et par andre forhold det kan være nyttig å merke seg:
1- Styre, vedtekter og husordensregler
Det skal lages vedtekter og velges et styre som skal bestå av minst tre personer. Styret er ansvarlig for å kalle inn til styremøter, som kan være så ofte det er behov for det, men minimum en gang årlig hvor årsregnskapet presenteres.
I tillegg til vedtekter velger mange sameier å utarbeide egne husordensregler for sameie og borettslag. Disse regulerer praktiske forhold som støy, bruk av fellesarealer, parkering og andre forhold som bidrar til et godt bomiljø.
Styret har det overordnede ansvar for drift og forvaltning av sameiets anliggender. Det velges ofte en kasserer som skal betale regninger og føre regnskap, mens andre kan ha ansvar for oppfølging av vedlikehold og reparasjoner.
I praksis vil ofte styreleder sitte med mye ansvar, men dette varierer ihht. sameiets interne forhold.
2- Rapportering av tredjepartsopplysninger
Tredjepartsopplysninger vil si opplysninger fra sameiets regnskap som skal være med i den enkelte sameiers skattemelding. Dette vil ofte være andel av felles lån og rentekostnader, eventuelt andel felles formue og renteinntekter.
Boligsameier med 9 eller flere eierseksjoner skal levere skjema for tredjepartsopplysninger til Skatteetaten. I mindre sameier er det vanlig at hver enkelt rapporterer dette selv på sin private skattemelding.
3- Registrering i Brønnøysund
Det er ingen plikt for små sameier å registrere seg i Brønnøysundregisteret og på den måten få et eget organisasjonsnummer for sameiet.
Denne plikten inntreffer først ved 21 eller flere seksjoner, men de fleste sameier vil likevel være tjent med å gjøre dette, ikke minst fordi registrering er nødvendig for å opprette en egen bankkonto i sameiets navn.
4- Profesjonell part
Merk også at et sameie som utgangspunkt er en profesjonell part i avtaleforhold, og at man dermed ikke har samme rettigheter som en privatperson i avtaleforhold. For eksempel er det kjøpsloven som vil gjelde ved ordinære kjøp og ikke forbrukerkjøpsloven slik som den gjør for privatpersoner.
Ved inngåelse av avtaler om for eksempel håndverkertjenester, vil det derfor være en klar fordel å inkludere et punkt i avtalen som sier at Håndverkertjenesteloven skal gjelde for det aktuelle arbeidet, slik at man får bedre vern dersom det skulle bli aktuelt.
