Et regnskapsprogram for små idrettslag eller klubber skal gjøre det enkelt å holde orden på inntekter, kostnader, bilag og bank. For mange små klubber holder det med en enkel regnskapsmal i Excel. Det viktigste er at regnskapet gir god nok oversikt for de involverte.
Små idrettslag og klubber trenger som regel ikke et stort og komplisert regnskapssystem. Det viktigste er å ha oversikt over penger inn, penger ut, bilag og saldo på bankkontoen.
Regnskapet bør være enkelt å forstå for styret, kassereren og den som eventuelt skal overta ansvaret senere. Derfor er det ofte bedre med en enkel løsning som faktisk blir brukt riktig, enn et stort system som oppleves vanskelig.
Hva bør regnskapet vise?
Et enkelt regnskap for små idrettslag og klubber bør vise alle inntekter, alle kostnader, saldo på bankkonto og hvilke bilag som hører til hver postering.
Vanlige inntekter er: medlemskontingenter, treningsavgifter, deltakeravgifter, dugnader, kiosksalg, tilskudd og sponsorinntekter.
Vanlige kostnader er: utstyr, drakter, leie av lokaler, reiser, arrangementer, premier og kurs.
Når holder det med en enkel regnskapsmal?
Små idrettslag og klubber må ikke nødvendigvis bruke et avansert regnskapsprogram. En enkel regnskapsmal kan fungere godt når økonomien er oversiktlig, det er få bilag, én bankkonto og én eller få personer som fører regnskapet.
Små idrettslag og klubber omfattes normalt ikke av bokføringsregelverket, med mindre de har avgiftspliktige inntekter over 50 000 kroner. Det betyr at de står fritt til å velge en den regnskapsløsningen som passer best, så lenge regnskapet er godt nok dokumentert. Disse kan for eksempel velge å føre regnskapet i regneark, også dersom de har over 600 bilag i året.
Malen bør minst inneholde bilagsoversikt, inntekter, kostnader, bank, resultatrapport og balanse. Klubben bør også ha gode rutiner for å lagre kvitteringer og avstemme bankkontoen.
Medlemskontingent og treningsavgift
Mange små idrettslag og klubber har både medlemskontingent og treningsavgift. Det kan være lurt å føre disse separat.
Medlemskontingenten gjelder selve medlemskapet i klubben. Treningsavgiften er vanligvis knyttet til en bestemt aktivitet eller gruppe.
Les mer om medlemskontingent i foreninger.
Når klubben vokser
Noen idrettslag vokser etter hvert og med flere transaksjoner og økt kompleksitet kan behovet endre seg. Noen blir medlem av Norges idrettsforbund, da forplikter klubben seg til å følge NIFs egne regler for blant annet regnskap, budsjett, kontroll og årsmøtebehandling.
Også NIF medlemmer kan velge å gjøre regnskapet i regneark, selv ved over 600 bilag i året, selv om NIF anbefaler disse å bruke et regnskapssystem.
Små idrettslag og klubber har ofte enklere behov, men bør likevel ha ryddige rutiner for inntekter, kostnader, bilag og bank.
Vanlige feil i små klubbregnskap
Vanlige feil er å blande private utlegg og klubbens penger, glemme å lagre kvitteringer, føre regnskapet for sjelden eller bruke et regneark som bare viser bankbevegelser uten gode rapporter.
En annen vanlig feil er at bare én person forstår regnskapet. I små idrettslag og klubber bør regnskapet være enkelt nok til at en ny kasserer kan overta uten å starte helt på nytt.
En enkel rutine for kassereren
En god rutine er å føre regnskapet jevnlig, ikke bare én gang i året. Da blir det lettere å oppdage feil, finne manglende kvitteringer og gi styret en oppdatert oversikt.
For små idrettslag og klubber kan det være nok å samle bilag fortløpende, føre inntekter og kostnader hver måned eller hvert kvartal, og sjekke at bankkontoen stemmer med regnskapet.
XCELLO som regnskapsmal for små idrettslag og klubber
For små idrettslag og klubber kan XCELLO for foreninger og lag være en enkel løsning for å føre regnskapet selv i Excel.
XCELLO er en ferdig regnskapsmal i Excel for små idrettslag og klubber som vil føre regnskapet selv. Malen har egne arkfaner for inntekter og kostnader, og lager automatisk rapporter som resultat, balanse, saldobalanse og hovedbok.
Les mer om XCELLO for foreninger og lag
Vanlige spørsmål
Kan små idrettslag og klubber føre regnskap i Excel?
Ja, for mange små idrettslag og klubber med enkel økonomi kan Excel være en praktisk løsning. Det viktigste er at inntekter, kostnader, bilag og bank føres ryddig.
Hva bør en regnskapsmal inneholde?
En god mal bør inneholde bilagsoversikt, inntekter, kostnader, bank, resultatrapport og balanse.
Må en liten klubb ha regnskapsfører?
Ikke nødvendigvis. Mange små klubber kan føre regnskapet selv dersom økonomien er enkel og kassereren har en ryddig mal å jobbe i.
Når bør klubben velge et større regnskapsprogram?
Klubben bør vurdere et større system dersom økonomien blir mer omfattende, flere personer skal jobbe i regnskapet, eller det blir behov for lønn, fakturering eller mer avansert rapportering.
Velg en løsning klubben faktisk klarer å bruke
For mange små idrettslag og klubber er en enkel regnskapsmal i Excel nok. Det viktigste er at regnskapet blir ført jevnlig, at bilagene tas vare på, og at styret får en oversikt de faktisk forstår.
