Rapportér med XML

Rapporter XML

Mange regnskapsssystemer genererer automatisk XML rapporter, men hva gjør du dersom systemet du bruker ikke har denne funksjonen eller om XML rapporten må modifiseres i ettertid?

 

kalkulatord logo

 

Alle som er involvert i regnskap eller administrativ drift av en virksomhet vet at rapportering utgjør en sentral del av dette arbeidet og noen rapporteringsformater er kanskje mer kjente enn andre. XML brukes av mange utviklere og det er derfor svært sannsynlig at du en eller annen gang vil ha bruk for å rapportere i XML format.

Her vil jeg i korthet forklare hvordan jeg løste dette selv, uten hjelp fra en ekstern IT-konsulent eller systemleverandør og den ekstra kostnad det medfører.

Rediger i Regneark

I mitt tilfelle var det snakk om en årlig Skatterapport for Gaver til Frivillig Organisasjon, som skulle sendes inn via Altinn. Regnskapssystemet organisasjonen benyttet støttet ikke XML eksport av den rapporten jeg behøvde, men jeg kunne ta rapporten ut i regneark format og redigere den videre derfra. Når man først har noe i regneark format kan man gjøre det det aller meste med litt redigering og modifisering.

 

XML Konverterer

 

Konverter til XML

Etter å ha redigert rapporten etter kravene fra Skatteetaten i OpenOffice, måtte denne eksporteres til en XML fil, noe OpenOffice ikke har en innebygd funksjon for. Løsningen ble å laste ned en plugin som konverterer til XML fra OpenOffice. Denne er gratis å bruke og konverterer dine OpenOffice dokumenter til XML format ved hjelp av eksport funksjonen i filmenyen. XML Konvertereren jeg brukte fant jeg her.

Pass på at du laster ned riktig versjon i forhold til din programvare. Nedlastet fil skal lagres på lokal disk og åpnes via Tools – XML Filter Settings – Add Package (i OpenOffice4, som jeg bruker). Prosessen er godt beskrevet på siden for nedlasting.

Med en ferdig XML fil skulle du være klar for å rapportere, dataene skal være sortert i <tagger> basert på kolonnene i regnearket og XML filen klar for å sendes og leses av mottaker. I praksis er det nok desverre slik at filen kanskje ikke fremkommer nøyaktig som den skal riktig enda.

Kvalitetssikre i XML Behandler

Du kan åpne XML filen i hvilken som helst tekstbehandler for å se resultatet av eksporten, men det er vanskelig å få oversikten i et slikt program. For å lese og ikke minst, finjustere XML filen behøver du en XML Behandler. Først da vil du skjønne logikken i hvordan XML filen er bygd opp, med <tagger> som markerer start og slutt av de ulike feltene, ikke ulikt html kode.

Eksempelvis vil disse fremkomme slik foran og etter navn i rapporten:

<navn>Gran Gunnar</navn>

XML Behandlere finnes i utallige versjoner på nettet, jeg brukte denne gratisversjonen. Her kan man redigere tagger som ikke fremkommer nøyaktig slik de skal og tilføye informasjon som eventuelt mangler fra regnearket. En nyttig funksjon viste seg å være find & replace, for å endre navn inne i tagger og for å legge til tagger der dette mangler. Etterpå verifiserer programmet filen for deg og sjekker den for tekniske feil.

Eksempel på bruk av Find/Replace funksjonen i EditiX 2008:

editixforklaring

Rapportèr

Da skulle alt være klart for å rapportere i XML format. Disse arbeidsoperasjonene krever kanskje et minimum av IT-kompetanse, men ikke la deg skremme. Steg for steg, med tungen bent i munnen, er ikke dette noen umulighet. Lykket til!

Lei av dansende grafer og kolonnediagram? XCELLO har kun det nødvendige for regnskapet til en liten virksomhet. Mer info

Legg igjen en kommentar