Medlemsliste i Excel – gratis mal for lag og foreninger

En enkel medlemsliste gjør det lettere å holde oversikt over medlemmer og medlemskontingent. Vi har laget en gratis medlemsliste i Excel hvor dere kan sette egne medlemstyper og kontingentsatser, registrere betalinger og følge med på hva som står utestående.

Et medlemsregister trenger ikke være komplisert. For en mindre forening kan et ryddig Excel-ark være mer enn nok til å holde kontroll på hvem som er medlemmer, hvem som har betalt kontingenten og hvor mye som eventuelt står utestående.

Derfor har vi laget en gratis mal for medlemsliste i Excel, klar til bruk. Gratismalen har plass til inntil 50 medlemmer og passer derfor best for en veldig liten forening eller lag.

Hva inneholder medlemslisten?

Malen er laget for å gi både medlemsansvarlig, kasserer og styret en rask oversikt.

For hvert medlem kan dere blant annet registrere navn og kontaktinformasjon, medlemstype og medlemsstatus, årets kontingent, betalingsdato og innbetalt beløp. Medlemslisten viser også hvor mye som eventuelt står utestående og om kontingenten er betalt eller forfalt.

Øverst i medlemslisten får dere samtidig en samlet oversikt over antall aktive medlemmer, beregnet kontingent, innbetalt beløp, utestående kontingent og betalingsgrad.

Det gjør listen til mer enn bare et adresseregister. Den fungerer også som et enkelt verktøy for å følge opp medlemskontingenten gjennom året.

Tilpass medlemslisten til deres forening

I eget felt for innstillinger kan medlemslisten tilpasses før dere begynner å registrere medlemmer.

Her angir dere blant annet hvilket kontingentår listen gjelder for og hvilken forfallsdato som skal brukes. Dere kan også opprette foreningens egne medlemstyper og angi hvilken kontingentsats som gjelder for hver av dem.

 

Når riktig medlemstype velges i medlemslisten, hentes kontingentsatsen automatisk fra innstillingene. Dere slipper dermed å skrive inn kontingenten manuelt for hvert enkelt medlem.

Også medlemsstatus kan tilpasses. Malen har i utgangspunktet statusene aktiv, passiv og utmeldt, slik at dere kan beholde en ryddig oversikt uten å måtte slette et medlem straks vedkommende ikke lenger er aktiv.

Dette gjør det enkelt å bruke samme mal i forskjellige typer lag og foreninger, selv om medlemsstruktur og kontingentsatser varierer.

Medlemsliste og kontingent på samme sted

I mange små foreninger er medlemskontingenten en av de viktigste inntektskildene. Da er det praktisk at medlemsregisteret også viser hvem som faktisk har betalt.

Når medlemstype og kontingentsatser først er lagt inn under innstillinger, beregner medlemslisten hvilken kontingent som gjelder for det enkelte medlem.

Når betalingen kommer inn, registrerer dere betalingsdato og beløp. Malen viser deretter om kontingenten er betalt, delvis betalt eller fortsatt står utestående.

Øverst i arket ser dere fortløpende hvor mye medlemskontingent som totalt er beregnet, hvor mye som er innbetalt og hvor mye som fortsatt mangler. Dere får også en samlet betalingsgrad for årets kontingent.

Dette gir kassereren en enkel kontrollmulighet. Totalt innbetalt kontingent i medlemslisten kan sammenlignes med medlemskontingenten som er bokført i regnskapet.

Slik bruker dere medlemslisten

Før dere begynner å registrere medlemmer, anbefaler vi å starte i feltet Innstillinger.

Velg først kontingentår og forfallsdato. Deretter legger dere inn hvilke medlemstyper foreningen bruker og hvilken årlig kontingent som gjelder for hver type.

Når dette er gjort, kan medlemmene registreres i selve medlemslisten.

Velg medlemstype og status for hvert medlem og legg inn nødvendig kontaktinformasjon. Kontingenten hentes fra innstillingene, slik at listen i stor grad kan vedlikeholdes ved å registrere nye medlemmer og føre inn betalingene etter hvert som de kommer.

Fargekodene gjør det enklere å oppdage ting som bør følges opp. Malen skiller blant annet mellom betalt, delvis betalt og forfalt kontingent, og kan markere manglende e-postadresse eller andre forhold som trenger oppmerksomhet.

På denne måten får dere både medlemsregister og kontingentoversikt i samme Excel-fil.

En mal som kan brukes videre fra år til år

Vi ville også lagt inn et lite avsnitt om dette, fordi kontingentår i innstillingene gir en naturlig inngang:

Medlemslisten kan brukes som utgangspunkt også neste år. Oppdater kontingentår, forfallsdato og eventuelle nye kontingentsatser, og bruk den eksisterende medlemsoversikten som grunnlag.

Vi anbefaler samtidig å ta vare på en kopi av medlemslisten for hvert år dersom den også brukes som dokumentasjon på innbetalt medlemskontingent. Da har foreningen en historisk oversikt samtidig som årets medlemsliste holdes ryddig.

Kan en forening bruke Excel som medlemsregister?

For mange små lag og foreninger vil svaret være ja.

Har dere noen titalls eller noen få hundre medlemmer, enkel medlemskontingent og én eller noen få personer som administrerer medlemslisten, kan et regneark være en både enkel og oversiktlig løsning.

Et eget medlemssystem kan være nyttig når organisasjonen blir større og trenger funksjoner som automatisk fakturering, betalingsoppfølging, medlemsportal, utsendelser og tilgang for mange brukere.

Men det er ingen grunn til å gjøre medlemsadministrasjonen mer komplisert enn nødvendig. På samme måte som med regnskapet bør foreningen velge et system som passer størrelsen og behovet. Vi bruker den samme tankegangen i vår guide til god nok regnskapsskikk for små foreninger.

Husk personvern i medlemsregisteret

En medlemsliste inneholder personopplysninger og bør behandles deretter.

Datatilsynet sier at en forening bare skal registrere opplysninger som er nødvendige og relevante for å administrere medlemskapet. Fødselsnummer er for eksempel sjelden nødvendig i et vanlig medlemsregister. Opplysninger skal heller ikke oppbevares lenger enn det er behov for dem.

Det betyr i praksis at det er lurt å holde medlemslisten enkel.

Registrer det dere faktisk trenger, begrens hvem som har tilgang til filen og sørg for at medlemsregisteret oppbevares på en forsvarlig måte.

En medlemsliste trenger normalt ikke inneholde mer enn navn og nødvendig kontaktinformasjon, samt de opplysningene foreningen trenger for å administrere medlemskapet og kontingenten.

Et enkelt verktøy for kasserer og styre

En oppdatert medlemsliste er nyttig for flere enn den som administrerer medlemmene.

Kassereren trenger oversikt over medlemskontingenten. Styret trenger å vite hvor mange aktive medlemmer foreningen har. Og når et nytt styre eller en ny kasserer tar over, er det langt enklere dersom medlemsregisteret allerede har en fast og forståelig struktur.

Det passer godt med et prinsipp vi stadig kommer tilbake til for små foreninger: gode rutiner trenger ikke være kompliserte.

Et ryddig medlemsregister, et forståelig regnskap og noen enkle rutiner for dokumentasjon kommer man langt med.

 

Bruker dere også Excel til regnskapet?

Foreninger som ønsker en enkel løsning også for selve regnskapet kan se nærmere på XCELLO for lag og foreninger. XCELLO er laget for mindre foreninger som ønsker å gjøre regnskapet selv i Excel.

Les mer om XCELLO for lag og foreninger