Når en bedrift kjøper regnskapstjenester kan det se enkelt ut: bilag inn og rapporter ut. Mange vet ikke at regnskapsførere har et omfattende ansvar i tillegg til dette, både overfor kunder, myndigheter og samfunnet.
Alle som kjøper regnskapstjenester får mer enn det de tilsynelatende betaler for, i form av vurderinger og kvalitetskontroller som må utføres.
Dette er en garanti for deg som kunde, for at arbeidet gjennomføres etter visse standarder. Det er også et kvalitetsstempel for virksomheter med regnskapsfører, at de driver seriøst.
Her kan du lese mer om arbeidet som skjer i kulissene.
Hva innebærer kvalitetskontroll i praksis?
Statsautoriserte regnskapsførerselskaper må forholde seg til krav om dokumentasjon på flere områder. Dette gjelder kvalitetskontroll av arbeidet som utføres på vegne av kunden. Det er også internkontroll som sikrer at man driver ihht. de standarder som gjelder for regnskapsbransjen.
1. Oppdrag og faste opplysninger
Regnskapsførers plikter starter faktisk før man signerer oppdragsavtale med en ny kunde. Onboarding innebærer å innhente opplysninger fra tidligere regnskapsfører, samt å vurdere kundens interne rutiner og risiko (se også under punkt 3).
Man trenger fullmakter, sikker identifisering av kunden og nødvendige tilganger for eksempel til bank og Altinn, som alt må dokumenteres.
I forbindelse med den årlige kvalitetskontrollen (punkt 4) skal man også dokumentere at oppdragsavtale og fullmakter fremdeles stemmer med oppdraget som utføres.
2. Korrekt regnskapsføring og rapportering
Regnskapsfører må påse at kunden følger bokføringsloven, regnskapsloven, skatte- og avgiftsreglene. Årsregnskap og skattemelding må leveres riktig og til rett tid. Avstemminger og kontroller på vegne av kunden må utføres og dokumenteres.
Skal man for eksempel sende en mva-melding på vegne av kunden, er det et krav om dokumentert utført avstemming i forkant.
Man må også dokumentere at man har vurdert kundens interne rutiner og hvorvidt inntekter og kostnader fremstår som rimelige.
3. Hvitvaskingsregelverket
Regnskapsførere er rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven. Det betyr at man må gjennomføre kundekontroll (KYC), risikovurderinger og følge opp kundene løpende. Mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering skal rapporteres til Økokrim.
Risikovurderingene starter før man aksepterer et nytt oppdrag og fortløpende gjennom hele kundeforholdet.
4. Kvalitetssystem og internkontroll
Regnskapsførerselskapet må ha et godkjent kvalitetsikringssystem. Dette innebærer rutiner for risikovurderinger, oppdragsavtaler, oppdragsutførelse, intern opplæring og løpende kvalitetskontroll.
I tillegg til å vurdere kunden må man også vurdere selskapets egne, interne risikområder.
Har man gode nok etiske holdninger? Tilstrekkelig kompetanse? Følges feil og mangler opp? Dette er typiske vurderinger som skal gjøres.
Dette arbeidet dokumenteres med en årlig kvalitetskontroll og risikovurdering, som må godkjennes av selskapets revisor.
Et kvalitetsstempel for din virksomhet
Når du velger en autorisert regnskapsfører med et godkjent kvalitetssystem, får du mer enn bare hjelp til bilag og rapporter. Du får en partner som jobber etter strenge krav til faglig kvalitet, etikk og kontroll.
Det er dette som er den skjulte verdien av kvalitetskontroll i regnskapsbransjen. Ikke bare er det en garanti for deg som kunde om at regnskapet føres korrekt og lovlig, men også et kvalitetsstempel for din egen virksomhet.
En bedrift med autorisert regnskapsfører signaliserer seriøsitet og pålitelighet til kunder, leverandører og banker.
Det skaper tillit og kan være avgjørende når du skal bygge eller utvide virksomheten.
Dette kvalitetsstempelet kan du også få når du gjør deler av regnskapet selv. Les mer om hvordan vi samarbeider med våre kunder.
Kontroll fra Regnskap Norge og Finanstilsynet
For å sikre at dette ansvaret følges opp, blir regnskapsførere jevnlig kontrollert. Regnskap Norge kontrollerer sine medlemsbedrifter, mens Finanstilsynet fører tilsyn med alle autoriserte regnskapsførere og regnskapsførerselskaper.
Disse kontrollene avdekker om regnskapsføreren har gode nok rutiner, leverer korrekt og følger lovverket.
Vi ser et stadig sterkere fokus på hvitvasking og terrorfinasiering, og det er liten grunn til å tro at dette fokuset vil bli svakere fremover.
Arbeid kunden sjelden ser – men som koster
Mye av dette er «usynlig arbeid» for kunden, men helt nødvendig for å drive lovlig og trygt. Risikovurderinger og kontroller av kundeforhold tar tid og alle prosesser krever systematisk dokumentasjon, slik at det tåler en kontroll nevnt over.
Regnskapsførere må opprette rutiner for gjennomføring av de ulike prosessene, som ofte dokumenters med ulike typer sjekklister. Disse må holdes løpende oppdatert.
Kvalitetskontrollene synliggjør at regnskapsførerselskapenes arbeid er langt mer omfattende enn ren bilagsføring. Regelverket krever dokumenterte rutiner, risikobasert kundekontroll og kontinuerlig faglig oppdatering.
Dette er arbeid som kundene sjelden ser, men som er helt avgjørende for at regnskapet blir korrekt, at virksomheten holder seg innenfor lovverket, og at samfunnet beskyttes mot hvitvasking og økonomisk kriminalitet.
