Slik sammenblanding skaper dårlig oversikt og fører til unødvendig tidsbruk, det øker også sjansen for kluss når regnskapet skal utarbeides og leveres. Et tydelig skille mellom privatøkonomi og næring er dermed en enkel vei til et mer oversiktlig regnskap.
En blemme både Skatteetaten og regnskapsførere ofte erfarer, er at mange ferske mikro- og småbedriftseiere– meg selv i sin tid inkludert – ikke oppretter vanntette skott mellom firmaets økonomi og privatlivet.
Skiller du systematisk og konsekvent næringsvirksomheten og privatøkonomien i det daglige arbeidet, så slipper du frustrasjon, sortering og opprydding i etterkant.
Tre enkle tips for et bedre skille mellom firma og privat
1) Opprett firmakonto
Opprett en separat konto for virksomheten, der all omsetning går inn. Betal alle utgifter som har med firmaet å gjøre fra denne kontoen, og ikke bruk dine private.
Lag en egen merverdiomsetningskonto samtidig, der du setter inn mva-beløp fra fakturaer. Da unngår man overraskelser når mva-terminene skal betales.
2) Ha kontroll på alle uttak
Ta ut penger fra firmakontoen f.eks. én til to ganger månedlig, og da i større klumpsummer. Lag et skriftlig notat på at det er gjort, og lagre i egen mappe.
Har du valgt AS som selskapsform, så tas penger normalt ut som lønn. I så fall er en skriftlig arbeidsavtale med deg selv smart (for dokumentasjonens skyld).
3) Dokumenter med bilag
Bilag! Lag interne bilag på både uttak og innskudd i næringsvirksomheten. Her noterer du kort informasjon om parter, beløper og datoer og lagrer elektronisk i en egen bilagsmappe. Det kan være lurt å klassifisere bilagene i disse underkategoriene – en mappe per type:
- Utgående faktura (salgsdokumentasjon, fakturaene som sendes til kunder)
- Inngående faktura (kostnadsdokumentasjon, fakturaene du selv mottar)
- Bankbilag (innbetalinger, utbetalinger, overføringer)
- Diverse bilag (alt annet)
Husk at dokumentasjon er et «verdipapir»
Det er også viktig å huske på at fakturaer og kvitteringer er verdipapirer som bidrar til å redusere skatten du må betale. Alt for mange har den uvanen at de slenger kvitteringer i en skuff, og må sitte å sortere rett før regnskapet skal leveres – eller at de ikke husker å ta vare på kvitteringer i det hele tatt.
To muligheter kan hjelpe med dette:
Enten ta bilde av fysiske kvitteringer som du lagrer elektronisk i undermapper, eller sortere etter type innkjøp og lagre i en fysisk mappe med fliker.
Å holde styr på inntekter, åpenbare kostnader og uttak, som skal kunne dokumentes, er én ting. Like viktig er det at man holder oversikt over litt mer diffuse kostnadsvarianter.
Noen kostnadskategorier har naturligvis direkte sammenheng med driften, f.eks. hvis du starter som gitarlærer og kjøper strenger til bruk i undervisningen.
Men mange kostnader man kanskje ikke umiddelbart tenker på at har relevans for firmaet, har det likevel.
Slike kostnader (som gir fradrag) må med, for jo høyere kostnader du kan dokumentere, dess lavere skatt skal du betale. Eksempler er utgifter til mobil og internett, hjemmekontor eller jobbreiser.
Oppsummert kan vi si at jo bedre kontroll, dess bedre oversikt over både privat- og firmaøkonomi får du.
Dessuten kan du med god planlegging på disse punktene slippe dyre og unødvendige kostnader til regnskapsfører, og heller fikse mesteparten selv ved hjelp av et bra og oversiktlig regnskapsverktøy som XCELLO.
