Budsjetter er helt sentrale verktøy for planlegging og styring av foretakets økonomi. De kan betraktes som «forhåndsregnskap» som viser hvilke inntekter og kostnader man antar å få det kommende året. Her er en gjennomgang av de tre viktigste budsjettene, og hvorfor de er viktige.
De to aller viktigste budsjettene er resultatbudsjett og likviditetsbudsjett.
For gründere er dessuten et oppstartsbudsjett sentralt, som viser planlagte investeringer og hvordan disse er tenkt finansiert. Bedrifter i vekstfaser kan også ha nytte av å utarbeide et investeringsbudsjett.
Resultatbudsjett
Resultatbudsjett omtales også ofte som driftsbudsjett. Dette er enkelt forklart en oversikt over antatte inntekter og kostnader i en bestemt budsjettperiode, vanligvis et år.
Men hvordan kommer man frem til tallene?
Et tips er å bruke næringsoppgaven eller tidligere regnskapstall som utgangspunkt (dersom man kan).
Fjorårstall justert med forventede endringer vil i de fleste tilfeller gi et godt utgangspunkt.
Man kan dessuten forsøke å analysere både inntekts- og kostnadssiden den kommende budsjettperioden med noen spørsmål:
- Hvordan har prisutviklingen sett ut i din bransjen de siste årene?
- Hvordan kan en forvente at prisene på kostnadene dine vil utvikle seg?
Et eksempel er den kraftige prisøkningen på byggevarer i 2021, som er forventet å øke ytterligere. Her må snekkere og andre aktører i byggebransjen ta høyde for dette på kostnadssiden i budsjettarbeidet.
Faste og variable kostnader
Angående kostnader, så er det viktig å være klar over skillet mellom faste og variable kostnader.
De variable kostnadene øker eller reduseres basert på salgs- eller produksjonsvolum, mens de faste kostnadene er uavhengig av dette.
Hvis du f.eks. selger kaker og lefser, så er husleien på bakeriet du leier en fast kostnad – den er lik fra måned til måned uavhengig av om du selger 10 eller 1000 kaker.
Kostnadene til smør, egg, sukker, mel og andre nødvendige produksjonsingredienser vil derimot øke eller minke avhengig av volumet – de er altså variable.
Dekningsbidrag
Å kartlegge de variable kostnadene er en utfordring for mange, og den beste metoden er å sette opp en bidragskalkyle for hver produkt- eller tjenestekategori. Med utgangspunkt i en bestemt salgspris du velger, så får en slik kalkyle frem alle de variable kostnadene per produserte enhet.
Resultatet blir kalt dekningsbidrag, og er det som står igjen til å dekke de faste kostnadene + den fortjenesten du vil ha.
Vær obs på faren for å undervurdere kostnadene og overvurdere inntektene i budsjettarbeidet:
Det er svært vanlig at man tror man kommer til å tjene mer enn hva som er realistisk, og at det man trenger til driften er billigere enn antatt.
Ta rollen som djevelens advokat overfor deg selv og vær kritisk!
Tips! Periodisér budsjettet ditt. Dette innebærer å splitte opp tallene for et helt år i kortere perioder, og det vanligste er per måned. Da vil du kunne følge utviklingen fra måned til måned, og ta nødvendige grep underveis.
Ligger du for eksempel 30% under budsjettert omsetning i mai, året sett under ett?
Vel, i så fall kan det være lurt å vurdere å øke markedsføringsinnsatsen.
Eller har kostnadene kanskje løpt løpsk disse fem første månedene, sammenlignet med totalbudsjettet frem til 31.desember?
I så fall må du kanskje vurdere å bytte leverandører (eller forhandle ned prisene med de du allerede har), permittere ansatte, leie rimeligere kontorlokale ute på landet eller selge den svindyre espressomaskinen på pauserommet.
Her er altinn sin mal for driftsbudsjett.
Likviditetsbudsjett
For mange går det i surr angående hva som egentlig er forskjellen mellom drifts- og likviditetsbudsjett, men det er veldig enkelt:
Driftsbudsjett handler om inntekter og kostnader, mens likviditetsbudsjett handler om inn- og utbetalinger.
Hvis du f.eks. gjør et konsulentoppdrag for 150 000,- med oppstart i februar og avtaler betalingsfrist i oktober (når prosjektet er sluttført), så hjelper ikke det hvis kalenderen sier 10.april og du ikke har råd til å betale skatt og moms for foregående termin.
For Staten er en nådeløs kreditor, og venter ikke til oktober – når du endelig har råd. I så fall står du i fare for å bli slått konkurs.
Likviditet betyr altså betalingsevne – i hvilken grad du har penger på kontoen til å betale regningene dine med. Denne artikkelen er for deg som er helt grønn på likviditet.
Du kan lese mer om likviditet og hva som er årsaken til dårlig likviditet her.
Budsjettmal for likviditetsbudsjett
Last ned gratis mal for likviditetsbudsjett her.
Investeringsbudsjett
Investeringsbudsjett omtales også som oppstartsbudsjett, men dette er to sider av samme sak.
Det handler nemlig om utgifter knyttet til investeringer, uavhengig av om du er gründer som må kjøpe utstyr og innsatsfaktorer for å komme i gang med driften, eller eier en etablert bedrift som skal videreutvikle seg.
I tillegg skal budsjettet inneholde finansieringsplan – hvordan du planlegger å betale for investeringene.
For at tallgrunnlaget skal bli så nøyaktig som mulig, er det for gründere spesielt viktig å bruke tid på dette arbeidet.
Årsaken er, blant annet, at troverdigheten din hos banker og andre finansieringsinstitusjoner øker når de ser at beregningene dine er gjennomarbeidede og realistiske.
