Mange lurer på hva en kreditnota er, spesielt når de plutselig må rette en faktura. Hvis du driver en liten bedrift eller sender faktura selv, er dette noe du må forstå.
En kreditnota brukes når du allerede har sendt en faktura, men oppdager at noe er feil. I stedet for å endre fakturaen, må du lage en egen kreditnota som korrigerer beløpet.
Hva er kreditnota?
En kreditnota er et dokument som reduserer eller nuller ut en faktura. Det betyr at kunden enten skal betale mindre, eller ikke betale noe i det hele tatt.
Du kan tenke på det som det motsatte av en faktura. Fakturaen sier hva kunden skylder deg. Kreditnotaen sier at kravet blir redusert.
Du kan ikke endre eller slette en sendt faktura. Den må alltid korrigeres med en kreditnota.
Når må du bruke kreditnota?
Du må bruke kreditnota hver gang en faktura allerede er sendt og noe må rettes. Dette gjelder uansett om feilen er liten eller stor.
For eksempel kan det være at du har fakturert feil beløp, gitt rabatt i etterkant, eller at kunden har returnert en vare. I alle disse tilfellene er kreditnota riktig løsning.
Dette er helt vanlig, og skjer ofte i praksis. Det viktigste er at det gjøres riktig i regnskapet.
Hvordan fungerer det i praksis?
La oss si at du har sendt en faktura på 8 000 kr, men oppdager at riktig beløp skulle vært 6 000 kr. Da lager du en kreditnota på 2 000 kr.
Den opprinnelige fakturaen står fortsatt i systemet, men kreditnotaen justerer totalen slik at regnskapet blir korrekt.
Man kan også kreditere hele den opprinnelige fakturaen, og lage en ny faktura med riktig beløp, dersom man foretrekker det.
Hvordan lage og sende kreditnota?
Å lage en kreditnota er enklere enn mange tror. Du tar utgangspunkt i fakturaen som er sendt, og lager en ny kreditnota som viser hva som skal korrigeres.
Først oppretter du kreditnotaen med riktig beløp. Deretter må du sørge for at den tydelig viser hvilken faktura den gjelder.
Selve sendingen gjøres på samme måte som en vanlig faktura. Du sender den til kunden via e-post, EHF eller det systemet du bruker.
Hvis kunden allerede har betalt, må du også tilbakebetale beløpet eller trekke det fra på neste faktura.
Har kunden ikke betalt enda, holder det ofte at kreditnotaen trekkes fra den opprinnelige fakturaen.
Hva må en kreditnota inneholde?
En kreditnota har stort sett de samme kravene som en vanlig faktura. Den må ha dato, nummer, informasjon om kunde og selger, og riktig beløp.
Det viktigste er at den tydelig viser hvilken faktura den gjelder. Uten denne koblingen kan det bli rot i regnskapet.
Kreditnota og MVA
Når du lager en kreditnota, må du også korrigere MVA. Det betyr at både inntekten og momsen reduseres.
Dette er viktig fordi feil her kan påvirke mva-meldingen din. Mange småbedrifter gjør feil akkurat på dette punktet.
Vanlige feil du bør unngå
Det er spesielt tre feil som går igjen: å slette fakturaen eller å glemme å justere MVA. Dette kan skape problemer senere.
Hvis du holder deg til regelen om alltid å bruke kreditnota når noe skal korrigeres, er du på trygg grunn.
