Oppdatert: 04.10.219
En liten bedrift med få bilag bør vurdere å gjøre regnskapet i regneark. Det er langt fra slik som enkelte tror, at dette bare er et godt alternativ for mindre foreninger eller borettslag.
Her er fem fordeler med regnskap i regneark:
1 En fleksibel løsning
Gjør du regnskapet i regneark har du en veldig fleksibel løsning. Du kan enkelt korrigere feilregistreringer, bare ved å slette eller endre på registrerte opplysninger. For å korrigere feil i et regnskapssystem må posteringen slettes og deretter må man lage en ny registrering med korrekte verdier. Her kan det fort bli rot.
I et regneark kan du prøve og feile så mye du vil, helt til alt er riktig.
I et regneark kan også du klippe, lime og sortere slik du ønsker, og tilpasse rapporter som passer akkurat til ditt formål. Du kan også bruke regnearket uten å være koblet til internett, slik man gjerne må være med andre regnskapsprogrammer.
2 Oversikt og kontroll
Regneark er enkelt å kontrollere fordi du vil ha oversiktlige lister over alle registreringer som du raskt kan scrolle deg frem til ved behov. Dette gjør at du slipper å ta ut rapporter for å lete deg frem. Alt ligger allerede ligger inne i regnearket. Det kan ofte være en utfordring å klikke seg frem i et regnskapssystem med flere menyvalg.
I et regneark er alle data lett tilgjengelige i et redigerbart format.
Det er også slik at når man skal avstemme og etterkontrollere for eksempel bank mot regnskap eller innrapportering av merverdiavgift, så vil man ofte bruke regneark til denne jobben uansett hvilket system man benytter seg av. Regnskap i regneark gjør derfor at du har en god mulighet for å gjøre dette slik du ønsker, for eksempel i en egen arkfane.
3 Dokumenter slik du vil
Det er nå engang slik at det som registreres i regnearket også må dokumenteres i form av bilag, som vil være kvitteringer og fakturaer. Med et regnskapsprogram er du låst til å dokumentere regnskapet slik programmet legger opp til.
Gjør du regnskapet i regneark er valget ditt, og du har muligheten til å gjøre det akkurat slik det passer deg.
Er du «old-school» og foretrekker bilag på papir i en perm, står du fritt til det. Du kan også lagre bilagene på .pdf i en mappestruktur på datamaskinen din. Ønsker du å ta bilde av kvitteringene og laste de opp i skyen? Det funker også. Les mer om hvordan du kan laste bilagene opp i skyen her.
4 Den unike læringseffekten
Den gode oversikten du har i et regneark gjør at du også har en unik mulighet til å lære deg litt grunnleggende regnskap. En del regnskapsprogrammer kan «forenkle deg litt dummere», fordi de gjemmer prosessene i et regnskap på en måte som gjør at du ikke får helt tak i hva som skjer.
I et regneark ser du med en gang hvordan registreringene endrer tallene i regnskapet, som legger til rette for en bedre regnskapsforståelse.
I tillegg til å lære regnskap lærer du også å bruke et regneark, som kan kan være et veldig nyttig verktøy i din virksomhet.
5 Det er mye rimeligere (eller helt gratis)
Sist, men ikke minst. Regnskap med regneark er mye rimeligere enn å benytte seg av et regnskapsprogram, og penger spart er som kjent penger tjent. Setter du opp regnearket ditt selv, er dette selvfølgelig helt gratis.
Ønsker du en ferdig mal for å komme i gang med det samme kan du vurdere XCELLO.
XCELLO er et regneark utviklet for små bedrifter, les mer om Norges rimeligste regnskapsprogram her .
Hvem har lov å gjøre regnskapet i regneark?
Alle typer virksomheter kan gjøre regnskapet i regneark, om man er enkeltpersonforetak, aksjeselskap eller annen virksomhetsform har ikke noe å si.
Det som teller er at man har under 600 bilag i løpet av året, noe som faktisk er ganske mye for en liten virksomhet. Mange småbedrifter vil aldri komme over 600 bilag i løpet av et år, og det er ikke nødvendigvis bare dersom det er et hobbyprosjekt. Måten man fakturerer på og hvilke typer kostnader man har, vil være med på å avgjøre dette.
