Flyter kontoret over av papir og post-it-lapper? Bruker du altfor mye tid på administrasjon og opplever at driften preges av tungrodde rutiner? Synes du papirarbeidet som timelister og fakturering er tidkrevende?
Nils Lavik for jithomassen.no
Om du svarer ja på ett eller flere av spørsmålene over, kan det være mye å tjene på å ta grep. Effektiviseringspotensialet er enormt.
Henger etter
I flere bransjer bruker kun fire av ti småbedrifter apper som forenkler arbeidshverdagen, femti prosent skriver fremdeles ordrer på papir, og kun én av fire bruker mobilen til å føre timer. To av tre fakturaer og reiseregninger i små og mellomstore bedrifter er papirbaserte og behandles og lagres manuelt, enten ved å skrive ut, frankere og sende per post eller som PDF-vedlegg i e-poster. Dette sluker ressurser, og faren er stor for at de forsvinner i spamfiltre eller overfylte innbokser. Resultatet kan bli økning i purringer og inkassovarsler.
Mange småbedrifter er avventende når det kommer til å ta i bruk teknologi som forbedrer, sparer tid og bidrar til mer effektive arbeidsprosesser.
Vil ha hjelp
Hovedårsakene er at småbedriftsledere ikke har tid, ressurser eller tilstrekkelig digital kompetanse. I det hele tatt å vite hvor man skal begynne, er et stort steg. Undersøkelser Infact gjennomførte i 2018 viser at kun en en av fire ledere av småbedrifter i det hele tatt har en plan for digitalisering, og at svært mange ønsker hjelp. Samtidig er lederne fullt klar over mulige gevinster:
Over halvparten mener digitalisering står sentralt for å øke omsetning og innkassere effektiviseringsgevinster, og 66 prosent svarer at det vil medføre forbedret evne til å møte fremtidens behov.
Gevinster å hente
Digital transformasjon; å gå over til digitale løsninger, sparer altså tid, penger, innsats og kan bidra til vekstøkning. Men hvor stort er egentlig potensialet? Spesielt innenfor daglig administrasjon er det, i følge eksperter, flest gevinster å hente. Dette kan være oppgaver knyttet til f.eks. generelle planleggingsaktiviteter, kontantstrøm, ordreføring, fakturering, time- og materialregistrering eller kvalitetsdokumentasjon. En stor utfordring er dessuten at myndighetene kommer med stadig nye krav og løsninger som store virksomheter har ressurser nok til raskt å tilpasse seg, men som ikke fungerer like godt for de små.
Her er noen eksempler på arbeidsprosesser som kan forenkles:
• Ordrehåndtering, utlegg og arbeidstimer: Med rett verktøy kan ansatte føre dette rett inn i bedriftens systemer, også fra mobil. Behovet for dobbeltarbeid i form av papirnotater, huskelapper og e-postbeskjeder forsvinner
• Fakturering fra mobiltelefonen: Når systemet for ordrebehandling og timeføring integreres med faktureringssystemet, kan man fakturere direkte etter utført oppdrag. Det går kjapt, risikoen for feil blir redusert, og betaling kommer raskere på konto
• Prosjektstyringssystemer og dokumentflyt: Riktig skybasert verktøy gir bedre oversikt og forenkler, f.eks når ulike ansatte er involvert i samme prosjekt og der dokumenter tidligere måtte sendes frem og tilbake i forbindelse med redigering, oversikt og kontroll
Begynn i det små
Digitaliseringsprosessen behøver ikke å innebære en digital revolusjon i full skala, men kan i stedet bestå av små, skrittvise forbedringer. Hvor man bør starte avhenger av hvilket digitalt modningsnivå man befinner seg på i dag, og her er det store variasjoner fra bedrift til bedrift. Noen bør begynne med gratis og enkle verktøy for kommunikasjon og dokumentbehandlig- og deling, f.eks. ved hjelp av skybaserte løsninger eller standardisert og malbasert kundekommunikasjon. Situasjonsanalyse står uansett sentralt, der man med utgangspunkt i kjennetegn ved egen bedrift, bransjeforhold og intern kompetanse kartlegger fremtidige behov.
