Brukerveiledning for sameie og borettslag: Oversikt

OVERSIKT er den første arkfanen og et naturlig startpunkt for regnearket. Her er det ikke så mye å fylle ut, men det er et fint sted å returnere til underveis for å følge med på nøkkeltall, spesielt om du registrerer bilag løpende gjennom året. 

Oversiktsbilde Sameie og Borettslag

Fyll ut faste opplysninger og seksjonseiere

Navn og organisasjonsnummer er det første du fyller ut i regnearket. For å gjøre dette skriver du ganske enkelt over det som allerede står i de grønne eksempelfeltene som ligger der fra før. Informasjonen du fyller ut her vil brukes i resten av regnearket og navnet fremkommer på rapporter og i øvrige arkfaner.

Her fyller du også ut seksjonseiere/andelseiere og årlig beløp de skal betale.

På den måten oppretter du «kontoer» for hver enkelt som brukes i  neste arkfane (registrering av inntekter/innbetalinger). Beløpene som fylles ut her danner også grunnlaget for rapporter som viser hvor mye som er igjen å betale/fakturere for hver enkelt.

Helt til venstre ser du en prosent-andel som viser hvor mye hver enkelt seksjonseier «eier» av felleskostnader. Dette er nyttig dersom dere har felles inntekter eller kostnader som skal rapporteres til skattemyndighetene og ligger til grunn for fordelingen i rapporten tredjepartsopplysninger.

Nøkkeltall

Oversiktsbildet inneholder også en løpende oppdatert oversikt over ulike nøkkeltall. Dette er tall som genereres ut fra det er lagt inn i regnearket så langt. Her finner du summen av inntekter og kostnader, som gir resultat slik at du kan følge med på om dere går med overskudd eller underskudd.

Her finner du også en del balansetall som kan være nyttige å følge med på underveis, som for eksempel kassebeholdning, bankinnskudd og gjenstående innbetalinger (forutsetter at seksjonseiere er lagt inn med beløp beskrevet i felt 1).

Posteringskontrollen

Arkfanen inneholder en posteringskontroll som er en teknisk kontroll av regnskapet så langt, hentet fra de ulike arkfanene. Jeg kommer nærmere tilbake til hvordan denne kontrollsummen fungerer inne i hver enkelt arkfane, men kort sagt kontrollerer den at du registrerer like mye debet som kredit.

Du vil selvfølgelig se meldingen:

«Full kontroll så langt! :)»

Men hvis det er noe feil, får du opp denne:

«Hmmm. Noe er feil. :(»

Hva mener jeg med løpende oppdatert?

Når jeg skriver «løpende oppdatert» og å «registrere bilag løpende gjennom året», mener jeg at du gjør regnskapet etterhvert som du har aktivitet og ikke samler opp alt til slutten av året.

Hvis du for eksempel registrerer alle bilag for januar den 31. januar, inkludert balansebilag (som for eksempel bankbetalinger), så vil du ha regnskapstall som er løpende eller «live» oppdatert. Det er da resultat og balanse-tallene i OVERSIKT-arkfanen kommer til sin rett. Da kan du også sjekke at bankinnskudd i regnearket stemmer med det som står på kontoutskriften fra banken den 31.januar, noe som er å anbefale å sjekke oftere enn årlig.