Brukerveiledning for sameie og borettslag: Balanse

I BALANSE arkfanen er det balanseposter som skal registreres. Det vil si at verken inntekter eller kostnader kan registreres her. Men her finner du de balanse postene som er generert av inntekter og kostnader – arkfanene, som du husker fra de grå feltene. Her skal du også føre dine transaksjoner ut og inn av bank og øvrige balanseposter slik som lån eller fordringer.

 

Registrering av inngående balanse

Balanse arkfanen starter med en registrering av inngående balanse, og det kan være greit å si litt om denne først. Dette er ikke noe alle vil ha behov for i samme grad. Et nystartet sameie vil for eksempel ikke ha noen inngående balanse, og for mange vil det være nok å registrere saldo på bank-kontoen under «Eiendeler» og tilsvarende beløp på egenkapital under «Gjeld og egenkapital».

Har dere banklån eller andre fordringer skal også disse registreres her. Merk at balansetallene under eiendeler står med positivt fortegn (+) mens gjeld og egenkapital har negativt fortegn (-). Merk også at inngående balanse skal gå i null, akkurat som utgående balanse. (PS. Grunnen til at egenkapital i eksempelet har (+) fortegn, er at dette eksempelsameiet har et stort lån. Da vil ikke egenkapitalen lenger ha (-) fortegn. Hadde man ikke hatt lån eller leverandørgjeld, men bare 140 000 i bankinnskud, ville registreringen av inngående balanse blitt slik:

Eiendeler: 1920 Bank 140 000
Gjeld og egenkapital: 2050 Egenkapital – 140 000

 

Forklaring til balansen

Balansen består av to deler. Du har eiendeler på den ene siden (debetsiden/over) og gjeld og egenkapital på den andre siden (kreditsiden/under).

Tallene som viser i «utgående balanse» kolonnen fremkommer av følgende:

Inngående balanse
Registreringene du gjør i inntekter og kostnader – arkfanene
Registreringene du gjør i denne balanse-arkfanen

Feltet som er grået ut som heter «Inntekter/kostnader» viser hva som hentes fra disse arkfanene. Her ser du for eksempel at kundefordringene fra inntekter arkfanen på 4000 kroner er kommet med, du ser også at sum kundefordringer er null på utgående balanse, det vil si at alle disse har blitt betalt gjennom året. (Se nedenfor hvordan betalingene er registrert.) Den grå arkfanen «Transaksjoner» er registreringene fra BALANSE-arkfanen. Den utgående balansen i ytterste kolonne er summen av tall fra alle disse stedene.

Skjønner du logikken for hvordan tall hentes fra de ulike arkfanene til de ulike kontoene, vil du ha gode forutsetninger for å bruke denne arkfanen på en god måte. Riktig egenkapital beregnes av seg selv på bakgrunn av registrerte opplysninger.

 

Trenger du nye balansekontoer?

Du kan endre alle de grønne balansekontoene til det du måtte ha behov for. Det vil si at det åpnes opp for tre nye kontoer for eiendeler og to nye kontoer for gjeld og egenkapital. Endringer gjøres ved å skrive over i de grønne feltene.

 

Registreringer i balansen

 

Registreringsbildet i Balanse-arkfanen er litt annerledes enn de to foregående. Her har du ikke «type» bilag, men du må isteden registrere både debet og kredit med angivelse av firesifret kontonummer. Det betyr ikke at dette er særlig mye mer komplisert.

 

Om du ser på valg av «type» bilag du har gjort på INNTEKTER og KOSTNADER, så ser du at det er omtrent det samme som det du skal gjøre i BALANSEN, bare at du hittil har brukt en tekstkode istedenfor selve regnskapskontoen.

 

Skal du for eksempel registrere at du har betalt en faktura fra leverandør, føres dette debet konto 2400 og kredit konto 1920, slik som eksempelpostering 4 viser. (Eksempelposteringen er en automatisk «betaling» av alle registrerte leverandør-fakturaer).

Eksempelpostering 3 viser en betaling fra en deltaker, nærmere bestemt betalingen av fakturaen vi «sendte» i arkfane «Inntekter», bilag 9 og 10, til Familien Trøtt og Tore Tang. (Eksempelposteringen er en automatisk «betaling» av alle registrerte kunde-fakturaer).

PS. Begrepet kunde og kundefordringer blir jo litt feil i et sameie, det betyr egentlig deltaker/eier.

Dersom du lærer hvordan dette posteringsbildet fungerer, vil du se at det er veldig fleksibelt og at du kan gjøre alt som er nødvendig på denne måten. Se for eksempel eksempelpostering nummer 1, som er de 20 000 Roy S Rotehue skylder til sameiet ved årets slutt, fordi han ikke har betalt. Det riktige vil være at disse registreres som en egen fordring i balansen og ved å føre 20 000 debet konto 1599 og kredit 2050, gjør vi nettopp dette. Scroll gjerne opp igjen og se hvordan dette viser i bildet over, som en “annen fordring” under sameiets eiendeler.

Om du synes debet og kredit posteringer høres vanskelig ut burde du sette deg litt inn i hva debet og kredit er for noe, for eksempel ved å lese om dette på jithomassen.no.

 

Kan du debet og kredit?

I balansen står + (pluss) for debet, mens – (minus) står for kredit. Dette viser at eiendeler er på debetsiden i balansen mens gjeld og egenkapital er på kreditsiden. Debet og kredit er enklere å lære seg om du ikke tenker på de som pluss og minus i tradisjonell forstand.

 

 

NAVIGERING I BRUKERVEILEDNINGEN

INNLEDNING – INNHOLD – OVERSIKT – INNTEKTER – KOSTNADER – BALANSE – RAPPORTER – TILLEGG