I BALANSE arkfanen er det balanseposter som skal registreres. Det vil ofte være inn- og utbetalinger som ikke er registrert i andre arkfaner. Inngående balanse legges også inn her.
Balansen er en oppstilling over eiendeler, slik som bankinnskudd og fordringer. Satt opp mot gjeld og egenkapital. Summen av disse skal gå i null hvis de summeres mot hverandre.
Registrering av inngående balanse
Arkfanen starter med en registrering av inngående balanse, som er balansetall fra foregående år.
For de helt minste vil inngående balanse ofte være saldo i bank og tilsvarende beløp på konto for egenkapital (-).
Har dere banklån eller andre fordringer skal også disse registreres her. Merk at balansetallene under eiendeler står med positivt fortegn (+) mens gjeld og egenkapital har negativt fortegn (-).
Summeringer i balanse-arkfanen
Tallene som viser i «utgående balanse» kolonnen (til høyre) fremkommer av følgende:
Inngående balanse
+/- Registreringene du gjør i inntekter og kostnader – arkfanene (Innt/Kost/Div)
+/- Registreringene du gjør i denne balanse-arkfanen (Transaksjoner)
Feltet som er grået ut (fra skjermbildet over) kan brukes som eksempel:
- Det kommer med 4000 kroner på konto 1500 Kundefordringer, som er registrert i inntekter-arkfanen. (se «Innt/Kost/Div» kolonnen)
- Disse 4000 blir registrert som betalt i Balanse-arkfanen. (se «Transaksjoner» kolonnen, samt postering nummer 3 i skjermbildet under)
- Den utgående balansen viser at konto 1500 Kundefordringer går i null.
Skjønner du logikken for hvordan tall hentes fra de ulike arkfanene til de ulike kontoene, vil du ha gode forutsetninger for å bruke denne arkfanen på en god måte.
Riktig egenkapital beregnes av seg selv på bakgrunn av registrerte opplysninger.
Trenger du nye balansekontoer?
Du kan endre alle de grønne balansekontoene til det du måtte ha behov for. Det vil si at det åpnes opp for tre nye kontoer for eiendeler og to nye kontoer for gjeld og egenkapital. Endringer gjøres ved å skrive over i de grønne feltene.
Registreringer i balansen
Registreringsbildet i Balanse-arkfanen er litt annerledes fra Inntekter- og Kostnader-arkfanene, men mer likt Diverse-arkfanen.
Her har du ikke «type» bilag, men du må isteden registrere både debet og kredit med angivelse av firesifret kontonummer. Det er likevel veldig enkelt og logisk:
Om du ser på valg av «type» bilag du har gjort på INNTEKTER og KOSTNADER, så ser du at det er omtrent det samme som det du skal gjøre i BALANSEN, bare at du hittil har brukt en tekstkode istedenfor selve regnskapskontoen.
Skal du for eksempel registrere at du har betalt en faktura fra leverandør, føres dette debet konto 2400 og kredit konto 1920, slik som eksempelpostering 4 viser. (Eksempelposteringen er en automatisk «betaling» av alle registrerte leverandør-fakturaer).
Eksempelpostering 3 viser en betaling fra en deltaker, nærmere bestemt betalingen av fakturaen vi «sendte» i arkfane «Inntekter», bilag 9 og 10, til Trond Åge Ferking og Sam Samsonitt.
Kan du debet og kredit?
Om du synes debet og kredit posteringer høres vanskelig ut kan du sette deg litt inn i hva debet og kredit er for noe.
I balansen står + (pluss) for debet, mens – (minus) står for kredit.
Dette viser at eiendeler er på debetsiden i balansen mens gjeld og egenkapital er på kreditsiden. Debet og kredit er enklere å lære seg om du ikke tenker på de som pluss og minus i tradisjonell forstand.