Brukerveiledning for aksjeselskap og enkeltpersonforetak: Kostnader

KOSTNADER-arkfanen er bygd opp på samme måten som inntekter, med en summering øverst og en kontrollsummering i grått under. Beløpene som viser øverst kommer fra registreringen av kostnader som gjøres lenger nede i denne arkfanen. Registrering av kostnader er sannsynligvis det du kommer til å bruke mest tid på i regnearket.

Summering av kostnader

Som i inntekter arkfanen er summeringen av kostnader i denne arkfanen sortert etter konto:

Det er gjort plass til totalt 15 ulike typer kostnadskontoene og kontoene du ser er vanlige kostnadskontoer som vil passe for noen, men ikke for alle typer virksomheter. Om du for eksempel ikke har varekostnad, kan du endre denne til noe annet, det er heller ikke sikkert du leier lokaler eller har avskrivninger, og har du ikke lønnsutbatalinger, kan du frigjøre alle disse kontoen til noe annet. Derfor er endring av kostnadskonter veldig fleksibelt.

Der hvor mange (de fleste) inntektskontoene er låst og ikke kan endres, har du anledning til å endre alle kostnadskontoene til det du måtte ønske, basert på hva du har bruk for i din virksomhet.

Endring av kontoer

Du kan endre kontoene til akkurat de kontoen din virksomhet har bruk for! Endringene gjøres direkte i dette bildet, ved å skrive over innholdet som står der fra før. Men husk at dette er det eneste stedet hvor du skal/kan endre kostnadskontoer. Endrer du kontoene her vil endringene vise også andre steder i regnearket.

Kontroll og spesifikasjon av gjeld/utbetalinger

Nedenfor kostnadene finner du et grått felt som ikke kan endres. Dette feltet kjenner du igjen fra INNTEKTER-arkfanen. Feltet viser hvilken type kostnad det er snakk om (kontant, bank, faktura, privat), samt en kontrollsummering av disse mot registrerte tall. Her finner du også mva registreringer for perioden, som viser hvor mye mva du har betalt av de registrerte kostnadene.

Kontrollsummen skal, som sist være 0. Så lenge kontrollsummen går i null er alt vel, men skulle du få en feil her er det kanskje ikke så lett å vite hva man skal gjøre.

En vanlig årsak til feil her vil være dersom du har registrert en kostnad på en konto som ikke finnes i kontoversikten. Pass derfor på dette når du legger til og endrer kontoer.

Registrering av kostnader

Registrering av kostnader gjøres i registreringsbildet du finner ved å scrolle deg ned.

Når du registrerer kostnader trenger du følgende opplysninger:

  • bilagsdato
  • leverandørnavn /tekst
  • TYPE
  • konto
  • beløp
  • MVA-kode

I forhold til INNTEKTER-arkfanen har du to nye TYPER bilag, hvor den viktigste endringen er “Privat”, som er ment for tilfeller hvor du privat legger ut for kostnader for virksomheten. Den andre nye TYPEN “Toll” vil ikke gjelde for alle, den kan du lese mer om i seksjonen for import-mva. Valg av type bestemmer hvilken konto kostnaden registreres mot i balansen:

  • Velger du faktura vil kostnaden registreres som en kundefordring på konto 2400 – Leverandørgjeld.
  • Velger du kontant vil kostnaden registreres inn på konto 1900 – Kasse.
  • Velger du bank, vil kostnaden registreres inn på konto 1920 – Bank.
  • Velger du privat, vil kostnaden registreres på konto 2915 Gjeld til eier i balansen (konto 2079-Privatuttak for enkeltpersonforetak).
  • “Toll” gir ingen balanseregistrering, da den er en spesialtype for import mva.

Dersom du ser nærmere på posteringene 1-10 (eksempelposteringer), så vil du skjønne litt mer hvordan registrering av kostnader fungerer. 

Mva registrert?

I registrering av kostnader har du mva koder for de ulike mva-satsene, disse er altså ikke bestemt av kontoene, slik tilfellet var i Inntekter-arfkane.

Når du registrerer kostnader må du selv angi mva kodene i henhold til hva som er riktig.

Det er mva kodene som styrer hvor mye mva som beregnes av hver enkelt registrering. Som før, skal du også her registrere bruttobeløpet, det vil si at dersom du har kjøpt «diverse kontorting» for 3400 kroner inkludert 25 % mva, så registrerer du 3400 i beløpskolonnen med mva kode 1, regnearket tar seg av mva-beløp og nettokostnad, slik du ser i eksempelposteringen bilag nummer 3.

Les mer om mva-reglene for import av varer og tjenester her.

Ikke mva registrert?

Flaks for deg! Da skal du bare la mva-feltet stå tomt eller bruke mva kode 0.