KOSTNADER-arkfanen er bygd opp på samme måten som inntekter, med en summering øverst og en kontrollsummering i grått under.
Beløpene som viser øverst kommer fra registreringen av kostnader som gjøres lenger nede i denne arkfanen. Registrering av kostnader er sannsynligvis det du kommer til å bruke mest tid på i regnearket.
Summering av kostnader
Som i inntekter arkfanen er summeringen av kostnader i denne arkfanen sortert etter konto:
Endring av kontoer:
Du kan endre kontoene til akkurat de kontoen din virksomhet har bruk for.
Grønne felter = felter som kan endres og felter hvor det skal gjøres registreringer.
Endringene gjøres direkte i dette bildet (over), ved å skrive over innholdet som står der fra før. Dette er det eneste stedet hvor du skal/kan endre kostnadskontoer. Endrer du kontoene her vil endringene vise også andre steder i regnearket.
Kontroll og spesifikasjon av gjeld/utbetalinger
Nedenfor kostnadene finner du et grått felt som ikke kan endres. Feltet viser hvilken type kostnad det er snakk om (kontant, bank, faktura, privat), samt en kontrollsummering av disse mot registrerte tall som vist her:
Her finner du også mva registreringer for perioden (konto 2740), som viser hvor mye mva du har betalt av de registrerte kostnadene. Kontrollsummen skal, som sist være 0.
I eksemplene over stemmer kontrollsummen, men noen ganger kan det være feil her:
En vanlig årsak til feil her vil være dersom du har registrert en kostnad på en konto som ikke finnes i kontoversikten.
Pass derfor på dette når du legger til og endrer kontoer. I registreringsbildet (under) skal du bare bruke kontoer som ligger i oversikten over kostnadskontoer (over).
Registrering av kostnader
Registrering av kostnader gjøres i registreringsbildet du finner ved å scrolle deg ned. Det ser slik ut:
Når du registrerer kostnader trenger du følgende opplysninger:
- bilagsdato
- leverandørnavn /tekst
- TYPE
- konto
- beløp
- MVA-kode
I forhold til INNTEKTER-arkfanen har du to nye TYPER bilag, hvor den viktigste endringen er «Privat», som er ment for tilfeller hvor du privat legger ut for kostnader for virksomheten. Les mer om typen «Toll» under beskrivelse av import mva.
Valg av type bestemmer hvilken konto kostnaden registreres mot i balansen:
- Faktura: 2400 – Leverandørgjeld.
- Kontant: 1900 – Kasse.
- Bank: 1920 – Bank.
- Privat: konto 2915 Gjeld til eier / 2079 Privatuttak (hvis ENK)
Studer eksempelposteringene for å se hvordan registrering av kostnader fungerer.
Mva registrert?
Merk at man ved registrering av kostnader har mva-koder som bestemmer hvor mye mva som skal registreres. Dette i motsetning til arkfanen for inntekter, hvor dette var styrt av kontoer.
Når du registrerer kostnader må du selv angi mva kodene i henhold til hva som er riktig.
Det er mva kodene som styrer hvor mye mva som beregnes av hver enkelt registrering. Du skal registrere bruttobeløpet, det vil si beløpet inkludert mva.
Dvs: dersom du har kjøpt «diverse kontorting» for 3400 kroner inkludert 25 % mva, så registrerer du 3400 i beløpskolonnen med mva kode 1. Regnearket tar seg av mva-beløp og nettokostnad, slik du ser i eksempelposteringen bilag nummer 3.
Ikke mva registrert?
Flaks for deg! Da skal du bare la mva-feltet stå tomt eller bruke mva kode 0. Bruker du en XCELLO versjon uten mva-vil du heller ikke få dette valget. Men øvrig funksjonalitet i arkfanen vil være den samme.
Sidemeny brukerveiledningen: