Brukerveiledning for aksjeselskap og enkeltpersonforetak: Balanse

BALANSE-arkfanen summerer registreringene du har gjort i de andre arkfanene, så her finner du bla. kundefordringer fra INNTEKTER og leverandørgjeld fra KOSTNADER, sammen med øvrige balansekontoer. Det er også her regnskapet avsluttes ved at resultatet overføres egenkapital. 

Oppstilling balansekonter

Balansekontoene er delt opp i Eiendeler og Gjeld & Egenkapital, som er standard oppsett i et balanseregnskap:

 

BALANSE-arkfanen “samler” altså opp registreringene generert fra de andre arkfanene. Her finner du også virksomhetens eiendeler: bank, kasse, kundefordringer og eventuelt inventar eller andre fordringer. Her finner du også virksomhetens gjeld:  lån, skyldige offentlige avgifter, leverandørgjeld, eller andre typer gjeld, og ikke minst, virksomhetens egenkapital.

Trenger du nye balansekontoer?

Som i de andre arkfanene kan du endre alle kontoer med grønn bakgrunn til det du måtte ha behov for. Endringer gjøres ved å skrive over de grønne feltene.

Registrering av inngående balanse

Balanse arkfanen starter med en registrering av inngående balanse (grønt felt til venstre). Her skal tallene fra fjorårets balanse registreres, på den måten får man kontinuietet i regnskapet og riktig saldo på for eksempel bank-kontoen, som naturligvis ikke begynner på null igjen hvert år.

Balansetallene under eiendeler står med positivt fortegn (+) mens gjeld og egenkapital har negativt fortegn (-). Inngående balanse skal gå i null, akkurat som utgående balanse.

Har du helt enkle forhold og for eksempel bare bankinnskudd i din balanse, vil du registrere bankinnskudd under eiendeler med (+) saldo og tilsvarende beløp på gjeld og egenkapital på konto for egenkapital med motsatt (-) fortegn. I denne sammenheng betyr ikke fortegnene pluss og minus, men debet (+) og kredit (-), selv om det gir en viss mening at bankinnskudd står med pluss og gjeld står med minus, behold gjerne den tanken dersom den hjelper deg å skille debet (+) og kredit (-).

PS! Dersom du er en nystartet virksomhet, vil du ikke ha noen inngående balanse, da setter du disse tallene til null før du begynner. 

Årets transaksjoner

Ved siden av balansekontoene (til høyre) finner man to grå felter som påvirker saldoen på de ulike kontoene. Dette er transaksjoner fra henholdsvis de andre arkfanene, og registreringer i BALANSE-arkfanen:

Grått felt merket «Inntekter/kostnader/Diverse»

Dette viser hva som hentes fra de andre arkfanene, her ser du for eksempel at kundefordringene fra inntekter arkfanen på kroner 253 500 kroner er med på konto 1500 – Kundefordringer (om du sjekker vil du se at dette er det samme tallet som står på samme konto i det grå feltet på INNTEKTER-arkfanen).

Grått felt merket «Transaksjoner»

Her viser alle registreringene i BALANSE-arkfanen (som beskrives nærmere litt lenger ned på denne siden). Om du ser videre på konto 1500 – Kundefordringer vil du se at alle kundefordringer er registrert betalt og at denne kontoen summeres til null i slutten av året.

Utgående balanse

Utgående balanse helt til høyre i BALANSE-arkfanen er de endelige tallene for regnskapsåret. Denne kolonnen summeres av “Inngående Balanse” + “Årets transaksjoner”. På denne måten vises kontinuiteten i regnskapet.

I balansen kan man ikke føre inntekter eller kostnader, eller transaksjoner med kode for merverdiavgift. 

Registreringer i balansen  

Registreringsbildet i BALANSE-arkfanen er litt annerledes enn de for Inntekter og Kostnader. Her finner du ingen mva-koder, så registreringer med mva kan ikke gjøres her (forutenom selve mva-betalingen/tilbakebetalingen). Her har du ikke «type» bilag, men du må isteden registrere konto både for debet og kredit. Men ikke la deg “skremme” av dette.

Om du ser på valg av «type» bilag du har gjort tidligere, så ser du at du skal gjøre omtrent det samme her, bare at du hittil har brukt en tekstkode istedenfor selve regnskapskontoen med tallkode.

Studer eksempelposteringene og se om du skjønner logikken, og hvordan de påvirker kontoene ovenfor:

Forklaringer:

Betaling fra kunde betyr penger inn i bank vil, og registreringen vil være debet konto 1920 kredit konto 1500 slik du ser i eksempelpostering 1 og 3.

Betaling av en leverandør-faktura betyr penger ut av bank, og registreres debet konto 2400 og kredit konto 1920, slik som eksempelpostering 4 viser.

Betaling av mva betyr også penger ut av bank, og registreres debet konto 2740 (skyldig mva) og kredit konto 1920, slik eksempelpostering 6 viser.

Dersom du lærer hvordan dette posteringsbildet fungerer, vil du se at det er veldig fleksibelt og at du kan gjøre alt som er nødvendig av balanseposteringer på denne måten.

Om du synes debet og kredit posteringer høres vanskelig ut burde du sette deg litt inn i hva debet og kredit er for noe, for eksempel ved å lese om dette her.

Fordeling av årsresultat

BALANSE-arkfanen har også et felt for å enkelt fordele årsresultatet (gjelder AS).

 

I feltet for “Årsresultat” viser årets overskudd/underskudd automatisk, deretter er det opp til deg å fordele dette slik du finner det riktig. I mange tilfeller vil det være nok med overføring til annen egenkapital og skatt, men du kan også velge å ta ut noe i utbytte.

Enkeltpersonforetak?

Da registreres årsresultatet automatisk til konto for egenkapital, fordi man ikke har muligheter for å gjøre avsetninger, dette er enklere regnskapsmessig.

En annen forskjell i forhold til bildene i denne arkfanen er at din privatkonto heter 2079 Privatuttak istedenfor 2915 Gjeld til eier.