Når saldoen på bankkontoen i regnskapet ikke stemmer overens med kontoutskriften fra banken, vet du at noe er feil. Men det kan være vanskelig å finne ut nøyaktig hva som har gått galt.
Bankavstemming er prosessen der du systematisk sammenligner saldoene i regnskapet med kontoutskriften fra banken for å finne og rette opp eventuelle feil, for å sikre at regnskapet viser riktig bankinnskudd.
Denne artikkelen tar for seg hvordan små selskaper kan løse dette manuelt, som er utmerket hjernetrim. Noen regnskapssystemer har egne moduler for dette, men de er av varierende kvalitet.
Hva er bankavstemming?
Bankavstemming er en metode som hjelper deg å kontrollere at alle banktransaksjoner er korrekt registrert i regnskapet. Hvis det er forskjell mellom saldoen i regnskapet og saldoen i banken, betyr det at noe er ført feil. Det kan dreie seg om en manglende registrering, en dobbeltføring, registrering av feil beløp, registrering på feil dato, eller andre feil.
Listen over mulige feil er lang, derfor er det viktig med en systematisk tilnærming.
Før du starter bankavstemming
For å komme i gang med bankavstemming trenger du:
- Kontoutskrift fra banken: Dette er oversikten over alle transaksjoner som har gått inn og ut av bankkontoen din i perioden, samt inngående og utgående saldo.
- Rapport fra regnskapet: En liste over alle transaksjoner som er registrert på bankkontoen i regnskapet ditt (oftest konto 1920 – bankinnskudd).
- Bankavstemmingsskjema: Et skjema som hjelper deg å holde oversikt over transaksjoner som ikke stemmer. Dette kan enkelt føres i Excel eller et annet regneark.
Det er også mulig å sammenstille transaksjoner fra banken og regnskapssystemet direkte i et regneark. Dette kan være effektivt dersom du er vant til å jobbe med regneark.
Sammenligne saldoene
Det første steget i bankavstemming er å sammenligne saldoene i regnskapet med kontoutskriften fra banken. For eksempel: la oss si at saldoen i regnskapet viser 119 000 kroner, mens kontoutskriften viser 119 475 kroner. Dette betyr at det er en differanse på 475 kroner.
Differansen viser slik (over) i skjemaet Kakekongen AS bruker for bankavstemming. Denne differansen kan skyldes flere typer feil:
- Et innskudd på 475 kroner kan mangle i regnskapet.
- Du kan ha ført 475 kroner for mye ut av kontoen i regnskapet.
- Det kan også være en kombinasjon av flere små eller store feil som til sammen utgjør differansen.
Prøv lykken: Aller først kan du prøve å skumme raskt gjennom transaksjonene dine og se om du oppdager noe åpenbart, slik som dobbeltføringer eller feilbeløp. Sjekk ekstra nøye dersom du ser beløpet 475 noe sted.
La oss si at du finner to uttak på 475 kroner registrert på samme dato i regnskapet, men bare ett uttak på 475 kroner denne datoen på kontoutskriften. Da er sannsynligheten stor for at differansen skyldes denne dobbeltføringen i regnskapet. Sletter du den ene registreringen i regnskapet vil saldoen stemme.
Sammenligne transaksjonene
Men så enkelt er det dessverre ikke alltid. Hvis du ikke finner en åpenbar årsak til differansen ved først forsøk, må du se nærmere på transaksjonene. For å gjøre dette, må du sammenligne transaksjonene fra kontoutskriften med de som er registrert i regnskapet. Dette kan gjøres enten ved å bruke et regneark, hvor du kan sammenstille dataene fra regnskapet og banken.
Det kan også gjøres manuelt. Rett og slett ved å krysse av transaksjoner du finner begge steder, for eksempel direkte på utskrift på papir. Du vil da stå igjen med transaksjoner som ikke har en «match» og som sannsynligvis utgjør differansen din.
Korrigere feil etter bankavstemming
Når du har funnet feilene, må du gjøre nødvendige korrigeringer. Dette kan innebære:
- Slette dobbeltføringer: Hvis en transaksjon er ført to ganger, kan du slette den ene registreringen.
- Rette feilføringer: Har du ført et beløp feil, må du korrigere dette ved å endre føringen til riktig beløp.
- Endre datoer: Har du ført beløp på feil dato, må du korrigere dette ved å endre føringen til riktig dato.*
- Legge til manglende transaksjoner: Hvis du har glemt å føre en transaksjon, må du legge den inn i regnskapet.
Målet er at bankavstemmingen skal gå i null, noe som betyr at saldoen i regnskapet stemmer med kontoutskriften.
*En registrering gjort 15/2 som skulle vært gjort 16/2 behøver ikke å endres, her kan man bruke noe skjønn.
Bruk av bankavstemmingsskjema
For å gjøre prosessen mer oversiktlig kan du bruke et bankavstemmingsskjema. Dette skjemaet er delt i to hoveddeler:
1) Transaksjoner som er registrert i regnskapet, men ikke finnes på kontoutskriften
Herunder:
- Uttak ifølge regnskapet, ikke med på kontoutskriften
- Innskudd ifølge regnskapet, ikke med på kontoutskriften
2) Transaksjoner som finnes på kontoutskriften, men ikke er registrert i regnskapet
Herunder:
- Uttak ifølge kontoutskriften, ikke med i regnskapet
- Innskudd ifølge kontoutskriften, ikke med i regnskapet
La oss ta eksempelet med Kakekongen AS. Her har vi nå gått gjennom alle transaksjoner som beskrevet ovenfor og funnet følgende avvik:
Som du ser har man her flere feil som går i ulike retninger. Både transaksjoner registrert i regnskapssystemet, som ikke stemmer med kontoutskriften og motsatt. I slike tilfeller vil det alltid være kontoutskriften som er «fasit».
Hva kan være årsaken til differansen?
Man ser for eksempel at Kakekongen har funnet ut at regnskapet viser en betaling til Kiwi på 257 kroner, (28.12.) mens kontoutskriften viser 275 kroner samme dato. I dette tilfellet må du rette beløpet i regnskapet slik at det stemmer med kontoutskriften. Du vil også se på kvitteringen fra Kiwi at det riktige beløpet skal være 275 kroner, og at dette rett og slett er en feilregistrering.
Man ser videre at Kakekongen har registrert en innbetaling fra Gregersen med 1000 kroner i regnskapet (13.12.), mens det faktisk har kommet inn 8000 kroner i banken fra Gregersen denne datoen. Her må man undersøke hva som har skjedd. Gregersen kan ha betalt for mye, det kan også være registrert eller fakturert feil.
En betaling til Elkjøp på 5750 kroner (15.12.) ser ikke ut til å ha blitt registrert i det hele tatt. Denne må dermed registreres i regnskapet. Dersom dette er ført som en faktura, kan det være at det kun er selve betalingen som ikke er registrert (fakturaen står som ubetalt).
Det er viktig å forstå at differanser i bankavstemmingen kan oppstå av flere grunner. I tillegg til feilføringer eller manglende transaksjoner, kan det også være forsinkelser i betalingssystemet. For eksempel kan en betaling du har sendt til banken, ikke være registrert før etter periodens slutt. I slike tilfeller må du også ta hensyn til tidspunktet for transaksjonen.
Derfor er det viktig å være systematisk og nøye når du gjennomgår transaksjonene dine. Bankavstemming er nøkkelen til å sikre at alle tallene stemmer.
Last ned gratis skjema for bankavsteming her.
