Hvis du ikke har så mange bilag i din næringsvirksomhet behøver du ikke et eget regnskapsprogram for å gjøre regnskapet ditt. Det stilles heller ikke like strenge krav til deg når det gjelder rapportering, noe som gjør at du slipper unna med å oppdatere regnskapet sjeldnere.
Under 600 bilag i året
Dersom du har «få transaksjoner» kan du gjøre regnskapet med regneark.
Oppdatering av regnskapet
Det er Bokføringsforskriften som definerer hva som er «få transaksjoner». Tidligere har man praktisert 300 bilag i året, men fra 1. januar 2014 har det vært 600 bilag.
Det vil si at mange som var pliktige til å oppdatere regnskapet minimum kvartalsvis (hver 4. mnd), nå har muligheten til å benytte seg av muligheten til å oppdatere regnskapet årlig. Men rapporterer du merverdiavgift terminvis må du også oppdatere regnskapet annenhver måned.
Boføringsforskriften, § 4-1. Ajourhold
«Pliktig regnskapsrapportering på lønnsområdet medfører ikke plikt til å ajourføre bokføringen, med mindre det er annen pliktig regnskapsrapportering i perioden. Bokføringspliktige med få transaksjoner skal ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Med bokføringspliktige med få transaksjoner menes foretak som har færre enn 600 bilag i året.»
Krav til regnskapssystem
Bruk av regneark
Virksomheter med få transaksjoner møter heller ikke de samme kravene til regnskapssystem som andre virksomheter.
Dette fordi et lite regnskap med få bilag i utgangspunktet er mer oversiktlig enn et stort regnskap med mange bilag. Man kommer dermed unna med et mindre komplekst system for bokføring enn hva større virksomheter vil gjøre. Det er grunnen til at du slipper å investere i et regnskapssystem for å gjøre regnskapet ditt. Det holder med regneark.
Norsk Bokføringsstandard nummer 6 (NBS 6) fra Norsk Regnskapsstiftelse redegjør nærmere for vurderingene som ligger bak bruk av regneark til regnskapsføring. I siste versjon oppdatert April 2015, kan man blant annet lese dette:
«Bokføringspliktige med færre enn 600 bilag i regnskapsåret kan bokføre i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer. For andre bokføringspliktige anses det ikke som god bokføringsskikk å bokføre i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer.»
Oversikt
Det er verdt å merke seg at bokføring i regneark ikke betyr at du slipper unna med «hva som helst», selv om kravene til systemet som står for bokføringen ikke er de samme som for et ordinært regnskapssystem.
Det betyr ikke at man kan plotte inn noen tall på måfå og regne med at alt er greit. Man har en plikt til å sette det opp systematisk og ordentlig. Ikke bare for å få riktig resultat eller riktige beløp til rapportene, regnskapet skal også være satt opp på en måte som gjør det mulig for en kontrollør å sette seg inn i hvordan bokføringen gjennomføres og få oversikt over bokførte transaksjoner.
«Kravet til kontrollspor innebærer at en bokføringskyndig kontrollør må være i stand til å sette seg inn i hvordan bokføringen gjennomføres, og få oversikt over bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner. Kontrolløren må kunne følge kontrollsporet begge veier mellom dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering. For bokføringspliktige med få transaksjoner vil muligheten for etterkontroll normalt være til stede selv om tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer benyttes som bokføringsverktøy.» (Fra NBS 6)
Dokumentasjon
Det stilles i utgangspunktet også samme krav til dokumentasjon av regnskapsdata som det gjøres for større virksomheter som benytter et regnskapssystem.
Blant annet må all pliktig regnskapsrapportering oppbevares på papir eller i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere (for eksempel pdf). Det holder altså ikke å lagre regnearket i skrivebeskyttet modus og la dette utgjøre dokumentasjonen. Man må også påse at regnearket er satt opp på en måte som gjør det mulig å ta ut pliktige rapporter.
«Oppbevaring av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering direkte i tekstbehandlings- eller regnearkformat tillates ikke. Tekstbehandlings- eller regnearkfilen skal benyttes i den løpende bokføringen, og det vil ikke være hensiktsmessig å skrivebeskytte eller nekte tilgang til filen etter at fristene for ajourhold er utløpt, for på en slik måte å sikre mot endring eller sletting av bokførte opplysninger i spesifikasjonene. Spesifikasjonene skal dateres, og det skal fremgå av spesifikasjonene hvem som har utarbeidet dem. På denne måten dokumenteres det at bokføringen er à jour, at spesifikasjonene er utarbeidet innenfor aktuell tidsfrist, og at det er samsvar mellom de ulike spesifikasjonene.» (Fra NBS 6)
