Misfornøyd med regnskapsfører?

Dersom du driver eget firma og benytter deg av en ekstern regnskapsfører har du kanskje hevet et øyebryn eller to over sluttsummen på fakturaen noen ganger. Det kan også være du har klaget på timebruk eller for høy kostnad uten å få en fullgod tilbakemelding.

 

kalkulatord logo

 

Kanskje er du en av de mange som har skiftet regnskapsfører, for så å finne ut at gresset ikke var grønnere på den andre siden likevel?

 

Mange er i din situasjon, men vit at det det ikke nødvendigvis er gitt hvem sin feil det er dersom timebruken er høyere enn den bør være. Visst finnes det dårlige og lite effektive regnskapsførere, men det finnes også dårlige kunder og det er mye du kan gjøre for å hjelpe. Kanskje behøver dere bare litt regnskapsterapi? I så fall bør du lese videre.

Etter flere år som ekstern regnskapsfører for ulike bedrifter, fra små enkeltmannsforetak til større AS med mange ansatte, har jeg gjort meg en del observasjoner. Enkelte kunder bruker man veldig mye tid på, mens andre går raskere, uten at det nødvendigvis har en sammenheng med antall bilag eller type virksomhet.

Hvor mye tid man bruker på et regnskap går like mye på personen som ordner og leverer bilagene som på effektiviteten til regnskapsfører. Generell administrativ orden og gode rutiner er gull verdt for en effektiv håndtering av ditt regnskap.

Her er noen vanlige tidssluk som de fleste kan gjøre noe med.

 

Bilagslevering

Du behøver ikke stryke bilagene med strykejern og lage border på kontoutskriften, men et minstemål av orden hjelper regnskapsfører godt på vei. Spør hvordan din regnskapsfører ønsker bilagene sortert og gjør dette punktlig foran hver levering. Det er ikke særlig lurt å betale noen for å sortere ditt rot. Pass også på at alle bilagene for perioden kommer med, slik at regnskapsfører slipper å ringe og maile rundt for å få tak i kopier. Bruk gjerne en perm med underkategorier for levering av regnskap dersom det hjelper deg å holder orden. *

* Man er naturligvis klar over at mange leverer bilagene elektronisk i disse dager, noe som kan være effektivt for veldig mange. For disse må dette punkt leses allegorisk.

 

Bilagsinformasjon

Driver du med noe som krever spesialkompetanse for å forstå, eller er regnskapet ditt delt opp i avdelinger som hver enkelt faktura skal knyttes til? For deg er det kanskje innlysende at kamilåseforkoblinen skal brukes på kardangen som hører til lastebil nummer fem, men for regnskapsfører, som ikke engang vet hva kamilåseforkoblinger er for noe og synes at kardang høres ut som et oppdiktet ord, er det ikke like opplagt. Det er også helt unødvendig at din regnskapsfører bruker tid til å sjekke opp i dette. Sett deg inn i hvilke avdelinger som benyttes og påfør nødvendig informasjon på fakturaen på forhånd.

 

Reiseregninger

Enkelte arbeidsprosesser tar lengre tid enn andre, for din regnskapsfører er reiseregninger en av disse. Her skal man holde rede på flere forskjellige satser for merverdiavgift, gå gjennom utlegg og vurdere om disse har en privat karakter, vurdere satser for kost og diett, med mer. Derfor er det ekstra viktig at de som reiser får skikkelig opplæring i føring av reiseregninger, samt hvilke type kostnader som dekkes av virksomheten og at det er rutiner på hvordan reiseregningene belastes. Det spiller liten rolle om man bruker firmakort, eget kort eller legger ut privat, men velg en ryddig måte å gjøre det på, som også er oversiktlig for din regnskapfører.

 

Reiseregninger

 Reiser du mye? Lær deg å lage en ordentig reiseregning.

 

Private kostnader

Enkelt. Ikke bruk firmakontoen til dette og hold bilagene langt unna regnskapet. Er du usikker på om en kostnad er privat eller kan føres på firmaet, så er den sannsynligvis privat. Spør din regnskapsfører i tvilstilfeller, men ikke prøv å «snike» den inn sammen med de ordinære fakturane, skal du drive med sånt bør du vurdere å føre regnskapet selv, slik at det også er du som står ansvarlig. Og ikke bruk firmakortet på disse tvilstilfellene.

 

Purringer og inkassovarsel

Det viktigste er at man betaler faktura i tide, slik at man ikke får purringer og dermed unngår dette problemet. Men skulle man ha kommet inn i en periode med dårlig likviditet og purringene blir mange og etterhvert får selskap av inkassovarsler; da er det ekstra viktig å ha orden i papirbunken. Når man får inn penger etter en slik periode er det fort gjort at man betaler et inkassovarsel to ganger eller glemmer et annet. Dette blir dyrt både i form av salær og renter, men også i form av arbeidstid for regnskapsfører som må finne ut av kaoset.

 

Kasseoppgjør

Kontantsalg og kasseoppgjør er en annen ting som ofte tar lang tid å få kontroll på og er komplisert å avstemme fordi man også må ta høyde for tellefeil hos den ansatte. Leveres det rotete kasseoppgjør til regnskapsfører og beløpet som settes inn i bank via nattsafe ikke stemmer med det som står på oppgjøret? Forventer du at regnskapsfører skal finne ut av differansen uten å bruke ekstra tid? Igjen er gode rutiner nøkkelen. Din regnskapsfører kan hjelpe deg med dette.

 

Kasseoppgjør

Kasseoppgjør er tidkrevende å finne ut av dersom det gjøres feil.

 

Opplysningen Syndromet

Veldig mange henvender seg til regnskapsfører for å spørre om den minste ting og det må man gjerne gjøre. Man skal kunne forvente god service og skikkelige svar. Det er imidlertid grenser for hva du kan regne med at din regnskapsfører skal ha kontroll på og besvare på to minutter. Enkelte henvendelser vil kanskje kreve litt tid på å sjekke ut, noe den type kunder som lider av Opplysningen Syndromet ofte har svært liten forståelse for. Det er også et faktum at mange regnskapskontorer runder opp til nærmeste halvtime ved fakturering, og at mange små henvendelser dermed kan bli kostbare i lengden. Prøv å samle dette i litt større bolker og bruk google selv oftere.

 

Skulle du ha full kontroll på alle ovenforstående punkter, men likevel betale for mye til din regnskapsfører, burde dere to ta en alvorsprat over en kopp kaffe og litt god kringle. Prøv å finne ut av hva dere kan gjøre for å forbedre prosessen.

 

Fremdeles uenige?

Fremdeles uenige?

 

Om ikke dèt løser floken er kanskje det beste at dere skiller lag. Enkelte passer ganske enkelt ikke for hverandre. Og om du virkelig er så flink som du skal ha det til burde du kanskje vurdere å føre regnskapet ditt selv.

Comments

  1. Enhver som driver en virksomhet burde ha en form for kunnskap om drift, markedsføring , regnskap mm. Tidligere hadde vi minstekrav til slik kunnskap og handelsbrev. Nå settes regnskapsføring og avgiftsberegninger ut til andre. De små virksomhetene bryr seg lite om rapporter og annet, men ser på banksaldoen og bunnlinja. De aller fleste bør føre regnskapet sitt selv. Vi kan ikke bli en nasjon som skal føre regnskapet for hverandre. Autoriseringsordningen er heller ikke til å forstå:
    Jeg må være autorisert for å kunne føre regnskapet for frisørdama,mens frisørdama kan føre sitt eget regnskap uten noen autorisering. Hun kan også ansette meg til å føre regnskapet uten at jeg må være autorisert. Det dreier seg også om unødvendige kostnader for virksomhetene å sette ut regnskapsføring.
    Jeg er glad jeg nå blir pensjonert autorisert regnskapsfører.

    1. Hei Helge. Takk for kommentar, jeg er enig i at de fleste burde føre regnskapet sitt selv, men det er ikke alle som prioriterer slik i dag. Og det er nok mange frisørdamer som ikke klarer å gjøre regnskapet selv, slik at de trenger en regnskapsfører. Samtidig er det sikkert mange som ikke har regnskapsfører som burde hatt det. God pensjon!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *