Når saldoen på bankkontoen i regnskapet ikke stemmer med kontoutskriften, vet du at du har gjort noe feil, men det er ikke alltid like enkelt å finne feilen.

Alle som fører regnskap kjenner til problemstillingen. Saldoen på bankutskriften fra banken er ikke den samme som saldoen på bankkontoen i regnskapet. Du kan ha tusener av kroner for lite eller bare noen kroner for mye, det er ikke så viktig. Noe er feil så lenge beløpene er ulike. Dessuten kan differansen bestå av flere feil som går mot hverandre. Derfor kan det være større beløp som er årsaken til feilen selv om differansen bare er på noen kroner.

Før man starter

For å utføre en bankavstemming kan det være nyttig å registrere feiltransaksjonene et sted. Dette for bedre oversikt over hva som faktisk er gjort feil og i neste omgang – hvordan man kan korrigere slik at det viser riktig i regnskapet. Med mindre du har veldig enkle og oversiktlige forhold er det å anbefale å ta i bruk et bankavstemmings-skjema. I eksempelet jeg bruker for denne artikkelen har jeg tatt utgangspunkt i mitt gratis nedlastbare bankavstemmingsskjema laget for Excel og Open Office. I tillegg til dette skjemaet behøver du kontoutskriftene fra banken og en rapport med transaksjonene som er registrert på bankkontoen i regnskapet.

Sammenstill regnskap og bank – saldo

Det første du må gjøre i en bankavstemming er å sammenstille saldoen du finner i regnskapet med den du finner i kontoutskriften. Det vil si at du må sjekke saldoen på bankkontoen din i regnskapet og se om denne stemmer med saldoen som står på kontoutskriften fra banken. For å gjøre dette tar du ganske enkelt ut en rapport fra regnskapssystemet ditt som viser saldo pr. den aktuelle dato og sjekker om denne stemmer med saldoen i regnskapet for samme dato. La oss si at du driver Kakekongen AS og har følgende situasjon pr. 31.12.2016:

Her ser vi at bankkontoen i regnskapet viser en saldo på 119 000 kroner, mens bankkontoutskriften fra banken viser 119 475 kroner. Du har med andre ord 475 kroner for lite registrert på bankkontoen i regnskapet. Om vi tenker høyt kan vi anta at dette enten skyldes at du har registrert 475 kroner for mye ut av kontoen eller at du har registrert 475 kroner for lite inn på kontoen.

Før man har fått bedre kontroll på beløpene vet man ikke årsaken til differansen, men du kan likevel «prøve lykken» og skumme over registreringene du har gjort og se om du allerede kan avdekke feilen.

Dersom du for eksempel ser at 475 kroner går ut av konto to ganger på samme dato, kan det være at den ene av disse føringene er en dobbeltføring og at du kan korrigere dette ganske enkelt ved å slette denne føringen.

Men det er selvfølgelig ikke alle forunt å være så heldig. Og en differanse på 475 kroner betyr ikke at det er dette beløpet du leter etter. Det kan være ulike feilregistreringer som går begge veier som utgjør differansen likevel. Kanskje har du ført 9 525 kroner inn på konto istedenfor 10 000 kroner? Kanskje har du ført 100 000 kroner for mye inn på konto og 100 475 for mye ut av konto, differansen vil være på 475 kroner i begge tilfeller.

Sammenstill regnskap og bank – transaksjoner

For å være sikre på å finne feilen må man gå systematisk til verks. Da gjelder det å se nærmere på transaksjonene som ligger bak saldoene vi finner. Du trenger en liste med transaksjoner på bankkontoen i regnskapet og du en kontoutskrift som viser transaksjonene som kommer fra banken. Nå skal du finne ut hvor forskjellene kommer fra. I denne prosessen kan det være viktig å huske at det er kontoutskriften fra banken som er fasiten og at regnskapet skal vise de samme beløpene som du finner på kontoutskriften fra banken, når det er gjort riktig.

Selv liker jeg å ta ut begge listene i regneark-format og sammenstille transaksjonene der, fordi det gjør det enklere å arbeide med større datamengder. Dette kan du gjøre ved å laste ned kontoutskriften som en datafil fra nettbanken og åpne de i regnearket. Du trenger også en tilsvarende datafil for transaksjonene i regnskapsprogrammet. Denne metoden avhenger imidlertid av at du er kjent med å jobbe i regneark på denne måten. Dessuten er det kanskje aller mest effektivt ved mange transaksjoner.

En annen måte å gjøre dette på er å sitte med utskriftene på papir og gå igjennom beløp for beløp og huke av etterhvert som du ser at transaksjonene er riktig registrert. Formålet er å krysse ut alle beløp som går imot hverandre, det vil si at de viser på begge utskriftene. Der hvor du etterpå ser at det mangler kryss, vil være der hvor du har feilregistreringer eller har glemt å registrere en transaksjon. Mangler du kryss på kontoutskriften fra banken har du sannsynligvis glemt å føre dette beløpet i regnskapet. Mangler du kryss på kontoutskriften fra regnskapet er det sannsynlig at du har ført en transaksjon som ikke skal være der.

Bruk bankavstemmingsskjema

Når du bruker bankavstemmingsskjemaet skal du legge inn transaksjonene etterhvert som de avdekkes. Skjemaet er delt opp i to hovedkategorier:

1. transaksjoner som ikke er med på kontoutskriften fra banken, men er registrert i regnskapet

2. transaksjoner som ikke er registrert i regnskapet, men er med på kontoutskriften fra banken

Transaksjoner som ikke er med på kontoutskriften

Dette er registreringer i regnskapssystemet som du ikke finner igjen i kontoutskriften fra banken. Dette dreier seg veldig ofte om såkalte dobbeltføringer, det vil si at du har registrert et beløp to ganger. Det kan for eksempel være fordi du har fått med en kvittering to ganger inn i regnskapet uten å legge merke til det. Dette er en vanlig feil og enkel å oppdage fordi man som regel vil ha to like beløp på samme dato.

Det kan også være feilføringer som skyldes at du har brukt feil beløp. For eksempel kan det hende du har skrevet inn 257 istedenfor 275 på et utlegg du har hatt for firmaet. Det er fort gjort å gjøre en slik feil men vanskelig å oppdage før du avstemmer banken. Merk at begge disse to typer feil oftest fremkommer når man registrerer kontantutlegg eller kortbruk.

Hvis beløpet gjelder en betaling til leverandør eller en innbetaling fra en kunde, så går beløpet mot en faktura som allerede er registrert i systemet og man vil dermed sannsynligvis ha avdekket feilen på et tidligere tidspunkt.

Vi skiller mellom uttak og innskudd – som ikke er med på kontoutskriften. Her er noen eksempler:

Vi ser at Kakekongen AS avdekker en betaling til Coop ført to ganger, samt en betaling til Kiwi hvor beløpet ikke stemmer. Hva gjelder innbetalinger så har vi en innbetaling fra Gregersen på 1 000 kroner som ikke er med på kontoutskriften, mens man har bankomkostninger for desember med 125 kroner inn på konto, noe som åpenbart er en feilføring.

Transaksjoner som ikke er med i regnskapet

Dette er beløp som du finner på kontoutskriften fra banken, men ikke som registreringer i regnskapet. Det er veldig ofte beløp som du av en eller annen grunn ikke har mistet eller aldri fått kvittering på. Det kan for eksempel være utlegg gjort med kredittkort som er tilhører bedriftskontoen, betalinger på nettet du har glemt eller andre lignende tilfeller.

Man vil også finne feilføringer i denne kategorien, som korresponderer med bruk av feil beløp i en av kategoriene over. Har man registrert en kostnad på 257 kroner som skulle vært 275 kroner, vil nødvendigvis det riktige beløpet være en transaksjon som ikke er med i regnskapet og skal registreres her.

Vi skiller mellom uttak som ikke er med i regnskapet og innskudd som ikke er med i regnskapet. Her er noen eksempler:

Vi ser at Kakekongen AS har brukt kortet på flyplassen uten at dette er registrert i regnskapet, i tillegg har vi en betaling til Elkjøp som heller ikke har kommet med. Videre registrerer vi her feilføringen vi «begynte» på ovenfor i dette feltet, med riktig beløp. Det samme gjør vi med bankomkostnignene for desember som er beløp av bank og ikke inn i bank slik som registreringen over viste. Vi ser også at innbetalingen fra Gregersen skal være på 8 000 kroner og ikke 1 000 kroner slik som det var registrert ovenfor.

Korrigering av bank

Etter å ha lagt alle riktig beløp inn i skjemaet, skal bankavstemmingsskjemaet gå i null, slik som dette:

Deretter er det bare å korrigere i henhold til oversikten. Dersom en utbetaling eller innbetaling er registrert to ganger, sletter du den ene av registreringene. Hvis du har ført et bilag med feil beløp må du korrigere dette slik at det blir riktig – enten ved å åpne opp igjen føringen og korrigere eller ved å slette føringen og registrere bilaget på nytt. Mangler du registreringer må du gjøre disse – noen ganger må du kanskje etterspøre faktura/kvittering i slike tilfeller.

Sjekk det åpenbare

Dersom skjemaet likevel ikke går i null, må du se igjennom det du har gjort en gang til, for da er det fremdeles en feil et sted. Dette kan skyldes mange forskjellige ting men du har åpenbart oversett noe. Husk at det også kan være en åpenbar feil et sted, som for eksempel at du har lagt inn feil tall i selve avstemmingsskjemaet. Sjekk derfor alltid saldoer og beløp ekstra nøye fordi det kan spare deg for mye ekstraarbeid. Det er for eksempel veldig kjedelig å bruke lang tid på en bankavstemming fordi man har lagt inn feil saldo øverst i skjemaet, eller at man har registrert feil beløp et sted i skjemaet fordi man gikk for raskt frem.

En sjekk av det åpenbare kan derfor være greit å ta med seg og gjerne i kombinasjon med det jeg nevnte om «prøv lykken» litt lenger oppe i innlegget. Noen ganger har du kanskje en følelse av at du kjenner igjen noen tall og vet hva som er feilen, da kan det være lurt å sjekke opp dette før du begynner/fortsetter avstemmingen. En slik «sjette sans» for å finne feilen er gjerne noe du lærer deg opp til etterhvert som du får mer erfaring med avstemmingsarbeid. Men som også nevnt tidligere, det er ikke alltid man er så heldig (langt ifra), så en nøye, systematisk gjennomgang er løsningen i de fleste tilfeller.

Gå hit for gratis avstemmingsskjema for regneark.

Her er eksempelavstemmingen for Kakekongen As i sin helhet:

 

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *